Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų pasaulio regionų: praktinis vadovas žiniasklaidos profesionalams

Kodėl tarptautiniai žiniasklaidos renginiai vis dar svarbūs

Gyvenime yra dalykų, kurie atrodo pasenę, kol juos išbandai iš naujo. Tarptautiniai žiniasklaidos kongresai šiais laikais gali pasirodyti kaip anachronizmas – juk turime Zoom, Slack, WhatsApp grupes ir dešimtis kitų būdų bendrauti realiu laiku. Bet kai susėdi prie stalo su kolegomis iš Japonijos, Brazilijos ar Kenijos, supranti, kad virtualūs susitikimai negali pakeisti to momento, kai žiūri žmogui į akis ir diskutuoji apie tai, kaip skirtingai jūsų šalys suvokia tą pačią naujieną.

Žiniasklaidos profesionalams tokie renginiai tampa ne tik mokymosi, bet ir perkalibrravimo vieta. Mes visi dirbame savo burbule – savo redakcijoje, savo mieste, savo šalyje. Kartais net nepastebi, kaip pradedi manyti, kad tavo požiūris į žurnalistiką yra vienintelis teisingas. Tarptautinis kongresas tą burbulą pramuša gana skaudžiai, bet būtinai.

Logistika: kai laiko juostos tampa priešu

Organizuojant bet kokį renginį tarp skirtingų žemynų, pirmasis ir didžiausias galvos skausmas – laiko juostos. Kai Londone 9 valanda ryto, Tokijuje jau 6 vakaro, o Los Andžele dar tik vidurnaktis. Nėra tokio laiko, kuris tiktų visiems, todėl reikia priimti, kad kažkas visada bus nepatogumų zonoje.

Praktiškas sprendimas – rotuoti nepatogumus. Jei turite kelis parenginius ar sesijas, paskirstykite jas taip, kad ne ta pati grupė visada kentėtų. Viena sesija gali būti patogi Azijos-Ramiojo vandenyno regionui, kita – Amerikai, trečia – Europai ir Afrikai. Taip niekas nejaučia, kad jo regionas yra antraeilės svarbos.

Dar vienas dalykas – būtinai naudokite automatizuotus laiko konverterius registracijos formose. Kai žmogus iš Sidnėjaus registruojasi į renginį, jis turėtų matyti laiką savo laiko juostoje, ne jūsų. Skamba savaime suprantama, bet nustebsite, kiek profesionalių renginių šito nepaisė ir sukėlė chaosą.

Kultūriniai skirtumai nėra egzotika, o realybė

Kartą stebėjau, kaip amerikiečių moderatorius tarptautinėje diskusijoje nuolat pertraukinėjo japonų kalbėtoją, manydamas, kad tas baigė mintį. Japonijoje pauzės kalboje yra normalios ir net pagarbios – jos reiškia, kad žmogus gerai apgalvoja, ką pasakys. Amerikoje ilgesnė tyla dažnai suprantama kaip kvietimas kam nors kitam įsiterpti. Rezultatas? Japonų kolega vos ištarė tris sakinius per visą diskusiją, nors turėjo ką pasakyti.

Kultūriniai skirtumai pasireiškia ir smulkmenose. Kai kuriose kultūrose tiesus „ne” yra nemandarumas, todėl žmonės ieško būdų atsakyti neigiamai nesakydami šio žodžio. Vakarų Europos ar Šiaurės Amerikos žurnalistai, įpratę prie tiesmumo, gali to nepastebėti ir klaidingai interpretuoti atsakymus.

Ką su tuo daryti? Pirma, įtraukite į organizacinį komitetą žmones iš skirtingų regionų. Ne kaip simbolį, o kaip tikrus sprendimų priėmėjus. Antra, prieš renginį pasidalinkite su dalyviais trumpu gidu apie komunikacijos skirtumus. Tai neturi būti antropologijos paskaita, bet keletas praktinių pastebėjimų padės išvengti nesusipratimų.

Turinys: kaip sukurti programą, kuri nebus eurocentristinė

Didžioji dalis tarptautinių žiniasklaidos renginių turi tą pačią problemą – jie tarptautiniai tik dalyvių sąraše, bet ne turinių požiūriu. Programa dažnai sukurta pagal Vakarų žiniasklaidos darbotvarkę, o kiti regionai tiesiog kviečiami prisijungti ir klausytis.

Jei norite tikro tarptautiškumo, turite leisti skirtingiems regionams formuoti savo sesijas. Pavyzdžiui, Afrikos žurnalistai galėtų pasiūlyti diskusiją apie dezinformacijos kampanijas rinkimų metu – jų patirtis šioje srityje yra milžiniška, bet retai girdima tarptautinėse platformose. Pietų Amerikos kolegos galėtų vesti sesiją apie žurnalistų saugumą konflikto zonose – jie gyvena su šia realybe kasdien.

Viena iš veiksmingų strategijų – sukurti regioninius konsultacinius komitetus dar planavimo stadijoje. Kiekvienas regionas turi 2-3 atstovus, kurie padeda formuoti programą. Taip, tai užtrunka ilgiau ir sudėtingiau koordinuoti, bet rezultatas yra programa, kuri tikrai atspindi pasaulinę žurnalistikos įvairovę.

Technologiniai sprendimai hibridiniams renginiams

Po pandemijos hibridiniai renginiai tapo norma, bet dažnai jie būna prastai įgyvendinti. Fizinėje vietoje esantys dalyviai gauna visą patirtį, o tie, kurie prisijungę nuotoliniu būdu, jaučiasi kaip antrarūšiai stebėtojai.

Geras hibridinius renginys reikalauja dvigubai daugiau planavimo. Jums reikia ne tik geros vaizdo ir garso įrangos, bet ir žmogaus, kurio vienintelis darbas – užtikrinti, kad nuotoliniai dalyviai būtų įtraukti. Šis žmogus stebi pokalbių platformą, perduoda klausimus moderatoriui, praneša, jei kažkas bando prisijungti prie diskusijos.

Platformų pasirinkimas irgi svarbus. Zoom yra populiarus, bet ne visuomet geriausias pasirinkimas dideliems renginiams. Platformos kaip Hopin ar Remo sukurtos specialiai renginiams ir turi funkcijas, kurios padeda kurti bendruomenės jausmą – virtualius networkingo kambarėlius, galimybę „prieiti” prie kitų dalyvių, interaktyvias sesijas.

Dar vienas dažnai pamirštamas aspektas – interneto ryšio kokybė skirtinguose regionuose. Tai, kas veikia sklandžiai Amsterdame, gali būti neįmanoma Lagose ar Katmandu. Turėkite atsarginį planą žemesnės kokybės transliacijai, siūlykite galimybę dalyvauti tik garsu, jei vaizdo srautas per sunkus.

Finansavimas ir prieinamumas

Tarptautiniai renginiai brangūs. Skrydžiai, viešbučiai, vizos, draudimas – išlaidos greitai pasiekia astronominius skaičius. Jei norite tikros įvairovės, turite pripažinti, kad ne visi gali sau leisti dalyvauti.

Stipendijų programa nėra prabanga, o būtinybė. Bet stipendijos turi būti gerai apgalvotos. Neužtenka apmokėti skrydį ir viešbutį – reikia pagalvoti apie vizos mokesčius, kelionę į oro uostą dalyvio šalyje, maitinimą, galbūt net vaikų priežiūrą. Viena organizacija, su kuria dirbau, turėjo puikią stipendijų programą, bet pamiršo, kad kai kuriems dalyviams iš mažiau turtingų šalių net 50 eurų vizos mokestis yra rimta kliūtis.

Skaidrumas finansavimo klausimais taip pat svarbus. Jei jūsų renginį remia tam tikra organizacija ar įmonė, dalyviai turi tai žinoti. Žurnalistai ypač jautrūs konfliktų interesų klausimams, ir paslėptas finansavimas gali sugadinti viso renginio reputaciją.

Tinklaveikos erdvės kūrimas

Oficiali programa – tai tik pusė renginio vertės. Kita pusė vyksta koridoriuose, per kavos pertraukas, vakarienių metu. Čia gimsta bendradarbiavimo projektai, keičiamasi kontaktais, užsimezga draugystės.

Bet spontaniškas tinklaveikis neatsitinka savaime, ypač kai žmonės iš labai skirtingų kultūrų. Kai kurie dalyviai natūraliai ekstravertiški ir lengvai užmezga pokalbius, kiti – ne. Kai kuriose kultūrose priėjimas prie nepažįstamo žmogaus ir pokalbio pradėjimas yra normalus dalykas, kitose – keista.

Struktūruoti tinklaveikos formatai padeda. „Speed networking” sesijos, kur žmonės rotuojasi kas 10 minučių ir kalba su nauju asmeniu, gali pasirodyti dirbtinos, bet jos veikia. Teminės vakarienės, kur stalai organizuojami pagal interesų sritis, taip pat efektyvios. Svarbiausia – sukurti aplinką, kur žmonės jaučiasi saugūs pradėti pokalbį.

Dar vienas patarimas – naudokite renginio aplikaciją su dalyvių profiliais ir pranešimų funkcija. Taip žmonės gali susisiekti prieš renginį, susiplanuoti susitikimus, rasti bendražygius. Tik įsitikinkite, kad aplikacija veikia gerai ir nereikalauja paskutinės kartos išmaniojo telefono.

Kai viskas baigiasi, bet iš tikrųjų tik prasideda

Daugelis organizatorių daro klaidą manydami, kad jų darbas baigiasi, kai paskutinis dalyvis išvyksta. Iš tikrųjų pats svarbiausias darbas prasideda po renginio.

Tarptautinio kongreso vertė matuojama ne tuo, kas įvyko per tris dienas, o tuo, kas atsitinka per ateinančius mėnesius ir metus. Ar žmonės išlaikė ryšius? Ar gimė bendradarbiavimo projektai? Ar dalyviai pritaikė tai, ko išmoko?

Sukurkite mechanizmus, kurie padėtų išlaikyti bendruomenę gyvą. Tai gali būti mėnesinis naujienlaiškis, kur dalyviai dalijasi savo projektais. Arba online platforma diskusijoms. Arba mažesni regioniniai susitikimai tarp didelių kongresų.

Viena organizacija, kurią stebiu, kas ketvirtį organizuoja virtualius „reunion” susitikimus – neformaliausias sesijas, kur buvę dalyviai tiesiog pasikalba, pasidalina naujienom, kartais pakviečia vieną kalbėtoją trumpai prezentacijai. Nieko didelio, bet tai palaiko ryšį.

Ir žinoma, grįžtamasis ryšys. Ne tas formalus klausimynas, kurį visi užpildo automatiškai, bet tikras pokalbis apie tai, kas veikė ir kas ne. Geriausia tai daryti ne iškart po renginio, kai žmonės dar euforijos būsenoje, bet po mėnesio ar dviejų, kai jau gali objektyviai įvertinti.

Tarptautinis žiniasklaidos kongresas – tai investicija į santykius, į idėjų mainus, į platesnį pasaulio suvokimą. Jei organizuojate jį tik kaip dar vieną renginį savo sąraše, geriau nesiimkite. Bet jei tikrai norite sukurti erdvę, kur žurnalistai iš skirtingų pasaulių gali mokytis vieni iš kitų, dalintis patirtimi ir kartu ieškoti sprendimų bendriems iššūkiams – tada verta kiekviena pastanga.