Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų žemynų: praktinis vadovas žiniasklaidos profesionalams

Kodėl tarptautiniai žiniasklaidos renginiai tampa vis sudėtingesni

Organizuojant tarptautinį naujienų kongresą šiandien susiduria su iššūkiais, kurie prieš dešimtmetį atrodė neįsivaizduojami. Žiniasklaidos profesionalai iš skirtingų žemynų turi skirtingas darbo kultūras, laiko zonas, technologines galimybes ir net fundamentaliai skirtingus požiūrius į tai, kas yra naujiena. Kai Niujorko redaktorius kalba apie operatyvumą, jis gali turėti omenyje 15 minučių reakcijos laiką, o jo kolega iš Nairobyje dirba aplinkoje, kur interneto ryšys gali nutrūkti bet kurią akimirką.

Pati koncepcija „kongreso” taip pat transformavosi. Nebepakanka tiesiog nusamdyti konferencijų salę ir surinkti žmones. Hibridiniai formatai, kurie derina fizinį dalyvavimą su virtualiais elementais, tapo norma, o ne išimtimi. Tai reiškia, kad organizatoriai turi mąstyti dviem lygmenimis vienu metu – kaip sukurti prasmingą patirtį tiems, kurie atvyko fiziškai, ir tuo pačiu užtikrinti, kad virtualūs dalyviai nejaustų esą antraeiliai stebėtojai.

Finansinė pusė taip pat pasikeitė. Tradiciniai rėmėjai tampa atsargesni, o žiniasklaidos organizacijos pačios susiduria su biudžetų mažinimu. Tačiau paradoksalu, kad poreikis tokiems renginiams tik auga – fragmentuotoje medijų aplinkoje asmeninis bendravimas ir tinklaveika tampa dar vertingesni nei anksčiau.

Laiko zonų galvosūkis ir kaip jį išspręsti

Vienas didžiausių praktinių iššūkių, su kuriais susiduria bet kuris tarptautinio renginio organizatorius, yra laiko zonų koordinavimas. Kai Sidnėjuje jau vakaro kokteiliai, Londone tik pietų pertrauka, o Los Andžele dar nė neaušo. Šis faktas gali visiškai paralyžuoti organizacinį procesą, jei nesate pasiruošę.

Praktiškai tai reiškia, kad jums reikia sukurti „laiko zonų strategiją” dar prieš pradedant bet kokį planavimą. Vienas efektyvus metodas – nustatyti dvi ar tris „pagrindinės komunikacijos valandas” per savaitę, kai bent didžioji dalis jūsų organizacinio komiteto narių gali būti pasiekiami. Pavyzdžiui, 14:00 GMT gali būti priimtina valanda daugeliui Europos, Afrikos ir net Rytų pakrantės Amerikoje dirbantiems žmonėms.

Tačiau čia slypi spąstai. Jei nuolat renkate susitikimus laiku, kuris yra patogus tik vienai geografinei grupei, kiti dalyviai pradės jaustis marginalizuoti. Geriau rotuoti susitikimų laikus – kartais anksti rytą pagal GMT, kartais vėlai vakare. Taip, tai nepatogu visiems, bet bent jau nepatogu sąžiningai paskirstytai.

Asynchroninė komunikacija tampa jūsų geriausiu draugu. Detalūs susitikimų protokolai, bendri dokumentai su aiškiai pažymėtomis deadline’ais (visada nurodant laiko zoną!), ir gerai struktūruoti projektų valdymo įrankiai leidžia žmonėms prisidėti savo darbo valandomis. Slack ar Microsoft Teams kanalai su aiškiomis temomis padeda išvengti chaoso, kai žmonės dirba skirtingu laiku.

Kultūriniai niuansai, kurie gali sugadinti viską

Kultūriniai skirtumai tarptautiniuose renginiuose nėra tik teorinė problema – tai labai konkreti realybė, kuri gali lemti sėkmę ar nesėkmę. Ir čia kalba ne tik apie akivaizdžius dalykus kaip maisto pasirinkimai ar religiniai poreikiai, nors ir tai svarbu.

Pavyzdžiui, požiūris į laiką skirtingose kultūrose radikaliai skiriasi. Vokietijos žurnalistas, kuriam pasakyta, kad sesija prasideda 9:00, bus ten 8:55 ir lauks, kad prasidėsite laiku. Jo kolega iš Brazilijos gali atvykti 9:20 ir visiškai nesijausti vėluojantis. Nei vienas, nei kitas nėra „teisus” ar „neteisus” – jie tiesiog veikia skirtingose kultūrinėse paradigmose.

Kaip su tuo tvarkytis? Pirma, būkite eksplicitiškas dėl lūkesčių. Jei laikas yra kritinis, pasakykite tai aiškiai ir paaiškinkite kodėl. Antra, įtraukite į savo programą tam tikrą lankstumą. Jei žinote, kad turite dalyvių iš kultūrų, kur laikas suprantamas labiau fluidiškai, nepradėkite pačios svarbiausios sesijos pirmą dieną ryte – duokite žmonėms laiko prisitaikyti.

Komunikacijos stiliai taip pat labai skiriasi. Skandinavų ar Olandijos dalyviai gali būti labai tiesioginiai ir kritiški diskusijose – tai jų kultūroje laikoma profesionalumu. Tačiau kolegos iš Azijos ar Lotynų Amerikos gali tokį elgesį suvokti kaip agresyvų ar net įžeidžiantį. Čia organizatoriaus vaidmuo – sukurti erdvę, kur skirtingi komunikacijos stiliai gali koegzistuoti. Tai gali reikšti aiškių diskusijų taisyklių nustatymą arba net moderatoriaus, kuris gali švelninti kultūrinius nesusipratimus.

Technologinė infrastruktūra, kuri iš tiesų veikia

Technologija tarptautiniame renginyje nėra papildomas priedas – tai pagrindas, ant kurio viskas stato. Ir čia daugelis organizatorių daro klaidą, manydami, kad pakanka turėti gerą WiFi ir Zoom paskyrą.

Realybė yra daug sudėtingesnė. Jums reikia technologinės infrastruktūros, kuri veikia ne tik Londono penkių žvaigždučių viešbutyje, bet ir Lagose ar Džakartoje, kur interneto greitis gali būti nepastovus. Tai reiškia, kad jūsų virtualios platformos turi būti optimizuotos žemam pralaidumui, turėti alternatyvius prisijungimo būdus (ne tik video), ir leisti žmonėms dalyvauti net su minimaliais techniniais resursais.

Vienas praktinis patarimas – visada turėkite „Plan B” ir net „Plan C” technologijai. Jei pagrindinė streaming platforma sugenda, ar turite alternatyvą? Jei WiFi nutrūksta, ar yra mobilaus interneto backup’as? Jei prezentacijos failas neatsidaro, ar turite PDF versiją? Tai gali skambėti paranojiška, bet tarptautiniuose renginiuose technologiniai sutrikimai yra ne „jei”, o „kada”.

Kalbėkime apie vertimą. Jei jūsų renginys tikrai tarptautinis, jums greičiausiai reikės kalbų vertimo. Čia turite pasirinkimą tarp žmogiškojo vertimo (brangu, bet kokybiškai) ir automatinio vertimo (pigiau, bet su rizikomis). Hibridinis modelis gali būti geriausias sprendimas – žmogiškasis vertimas pagrindinėms sesijoms, automatinis vertimas mažesnėms diskusijoms ar chat’ams. Bet būtinai išbandykite viską iš anksto – ne teoriškai, o su realiais žmonėmis, kalbančiais tais kalbomis.

Dar viena dažnai pamirštama detalė – laiko zonų valdymas pačioje renginio platformoje. Jūsų programa turi automatiškai rodyti laiką kiekvieno dalyvio vietine laiko zona. Skamba paprastai, bet daugelis platformų to neturi kaip numatytąją funkciją.

Programos kūrimas, kuris atspindi globalią perspektyvą

Turinys yra priežastis, dėl kurios žmonės atvyksta į jūsų kongresą, todėl programos kūrimas yra kritinis elementas. Ir čia dažnai padaroma subtili, bet rimta klaida – programa kuriama iš vienos geografinės ar kultūrinės perspektyvos, tik su „tarptautiniais dalyviais” kaip priedu.

Tikrai tarptautinė programa turi būti kuriama tarptautiškai nuo pat pradžių. Tai reiškia, kad jūsų programos komitete turi būti balsai iš visų pagrindinių regionų, kuriuos norite atstovauti. Ne vien kaip patarėjai, bet kaip tikri sprendimų priėmėjai. Jei jūsų komitetas susideda iš penkių europiečių ir vieno „tarptautinio nario” iš Azijos, tai nėra tikra įvairovė.

Praktiškai tai reiškia, kad turite užduoti sau sunkius klausimus: Ar mūsų temų pasirinkimas atspindi tik Vakarų žiniasklaidos darbotvarkę? Ar mūsų pranešėjai yra geografiškai subalansuoti? Ar diskusijų pavyzdžiai ateina tik iš Niujorko Timeso ir BBC, ar įtraukiame ir The Hindu, Al Jazeera, ar Folha de São Paulo?

Viena efektyvi strategija – sukurti temines sesijas, kurios sąmoningai tyrinėja tas pačias problemas iš skirtingų regioninių perspektyvų. Pavyzdžiui, vietoj vienos sesijos apie „kovą su dezinformacija”, galite turėti tris lygiagrečias sesijas: „Dezinformacija Europos rinkimų kontekste”, „Dezinformacija ir autoritariniai režimai Azijoje”, „Dezinformacija ir socialiniai tinklai Afrikoje”. Tai ne tik suteikia gilesnę analizę, bet ir pripažįsta, kad globalios problemos turi lokalius kontekstus.

Dar vienas aspektas – sesijų formatai. Ne visos kultūros vienodai vertina tas pačias diskusijų formas. Kai kuriose kultūrose tiesioginė konfrontacija scenoje laikoma produktyvia, kitose – nepatogiai agresyvia. Įvairinkite formatus: turėkite tradicinių panelių, bet taip pat workshop’ų, „fishbowl” diskusijų, storytelling sesijų. Tai leidžia skirtingų stilių žmonėms rasti jiems patogią erdvę.

Finansavimas ir biudžeto realybės

Pinigai – tai tema, apie kurią visi galvoja, bet niekas nenori kalbėti atvirai. Tarptautinio kongreso organizavimas yra brangu, ir jei neturite aiškios finansinės strategijos, jūsų idealus renginys liks tik svajonė.

Pirmiausia, būkite realistai dėl kaštų. Tarptautinis renginys kainuoja ne šiek tiek daugiau nei vietinis – jis kainuoja daug daugiau. Kelionės stipendijos dalyviams iš mažiau turtingų regionų, vertimo paslaugos, laiko zonoms pritaikyta techninė parama, kultūriškai jautrus catering – visa tai sudeda.

Rėmėjų paieška tarptautiniam renginiui turi būti taip pat tarptautinė. Jei jūsų rėmėjų sąrašas susideda tik iš Vakarų kompanijų, jūs ne tik praleidžiate galimybes, bet ir siunčiate signalą, kad jūsų „tarptautiškumas” yra vienpusis. Ieškokite partnerių skirtinguose regionuose – technologijų kompanijų Azijoje, telekomunikacijų įmonių Afrikoje, medijų organizacijų Lotynų Amerikoje.

Tačiau čia svarbu išlaikyti redakcinę nepriklausomybę. Aiškiai apibrėžkite, ką rėmėjai gauna už savo investiciją (matomumas, networking galimybės, speaking slots), bet taip pat aiškiai nustatykite, ko jie negauna (įtakos programos turiniui, veto teisės dėl pranešėjų, kontrolės diskusijų temoms).

Vienas inovatyvus finansavimo modelis – regioniniai partnerystės. Vietoj to, kad visa našta gultų ant vienos organizacijos pečių, sukurkite konsorciumą iš žiniasklaidos organizacijų skirtinguose regionuose, kur kiekviena prisideda finansiškai ir organizaciškai. Tai ne tik paskirsto riziką, bet ir užtikrina, kad renginys tikrai atspindi skirtingas perspektyvas.

Stipendijų programa yra būtina, jei norite tikro geografinio įvairumo. Žurnalistai iš daugelio pasaulio dalių tiesiog negali sau leisti atvykti į tarptautinį kongresą be finansinės paramos. Bet stipendijų programa turi būti gerai apgalvota – ne tik kelionės ir apgyvendinimo padengimas, bet ir vizų palaikymas, draudimas, net dienpinigiai. Ir, labai svarbu, stipendijų skyrimo procesas turi būti skaidrus ir teisingas, ne tik „pažįstamų pažįstami”.

Logistika, kuri gali tapti košmaru (jei nesate pasiruošę)

Logistiniai aspektai tarptautiniame renginyje yra ten, kur teorija susiduria su realybe, ir dažnai ne itin maloniai. Vienas dalykas yra planuoti idealų kongresą ant popieriaus, visai kitas – užtikrinti, kad 300 žmonių iš 50 šalių iš tiesų pasiektų vieną vietą tuo pačiu metu.

Vizos yra pirmasis didelis galvos skausmas. Jei jūsų renginys vyksta šalyje, kuri turi sudėtingą vizų režimą, jums reikia pradėti procesą labai anksti – kartais net šešis mėnesius prieš renginį. Ir čia ne tik apie tai, kad išsiuntėte kvietimo laišką. Jums gali tekti aktyviai palaikyti dalyvius per procesą, teikti papildomus dokumentus, net kartais tiesiogiai bendrauti su konsulatais.

Praktinis patarimas: sukurkite išsamų vizų vadovą kiekvienai šaliai, iš kurios tikitės dalyvių. Nurodykite ne tik oficialius reikalavimus, bet ir realius terminus (oficialus terminas gali būti „10 darbo dienų”, bet praktikoje gali užtrukti mėnesį), kaštus, dažnai pasitaikančias problemas. Ir turėkite kontaktinį asmenį jūsų komandoje, kuris specializuojasi vizų klausimais.

Viešbučių rezervacijos tarptautiniam renginiui taip pat turi niuansų. Skirtingos kultūros turi skirtingus lūkesčius dėl apgyvendinimo. Tai, kas laikoma priimtinu viešbučiu Skandinavijoje, gali būti visiškai nepriimtina kitiems. Bandykite turėti kelių lygių apgyvendinimo galimybes – nuo ekonomiškų iki patogesnių – ir leiskite žmonėms pasirinkti pagal jų poreikius ir biudžetus.

Maistas – dar viena sritis, kur kultūriniai skirtumai tampa labai konkretūs. Jums reikia ne tik įprastų vegetariškų ar veganiškų pasirinkimų, bet ir halal, kosher, be gluteno, be riešutų opcijų. Ir tai turi būti ne tik formalumas – jei vienintelė vegetariška opcija yra liūdnas salotų lapas, jūs siunčiate signalą apie tai, kaip vertinate tuos dalyvius. Geriau dirbkite su catering kompanija, kuri turi patirties su tarptautiniais renginiais ir supranta šių poreikių svarbą.

Transportas vietoje taip pat reikalauja planavimo. Jei jūsų dalyviai apgyvendinti keliuose skirtinguose viešbučiuose, kaip jie pasieks renginio vietą? Ar viešasis transportas yra patikimas ir saugus visomis paros valandomis? Ar reikia organizuoti shuttle autobusus? Ką daryti su dalyviais, turinčiais mobilumo problemų?

Kai viskas sueina į vieną: renginio savaitė ir kas po jos

Pagaliau atvyksta pats renginys, ir visas jūsų planavimas susiduria su realybe. Pirmosios 24 valandos paprastai yra chaotiškiausios – vėluojantys skrydžiai, paskutinės minutės atšaukimai, techninės problemos, kurios atsirado iš niekur. Čia jūsų pasiruošimas tikrai išbandomas.

Turėkite krizių valdymo komandą, kuri dirba visą parą pirmąsias dvi dienas. Tai ne pernelyg dramatiškas pasiruošimas – tai būtinybė. Kai Tokijo dalyviai atvyksta vidurnaktį jūsų vietinio laiko, jiems reikia, kad kas nors būtų pasiekiamas, jei kyla problemų su registracija ar apgyvendinimu.

Paties renginio metu, jūsų darbas kaip organizatoriaus yra būti nematomas, bet visur esantis. Jei viskas vyksta sklandžiai, dalyviai net neturėtų pagalvoti apie organizaciją – jie tiesiog patiria turinį. Bet už kulisų jūs ir jūsų komanda nuolat sprendžiate mažus ir didelius iššūkius.

Vienas dažnai pamirštamas aspektas – kultūrinių skirtumų valdymas realiu laiku. Jei matote, kad diskusija tampa įtempta dėl kultūrinių nesusipratimų, jums gali tekti švelniai įsikišti. Jei pastebite, kad tam tikri dalyviai jaučiasi marginalizuoti ar neįtraukti, jums reikia rasti būdų jiems suteikti balsą.

Networking yra viena iš svarbiausių tarptautinio kongreso vertės dalių, bet ji nevyksta savaime. Jums reikia sukurti struktūruotas galimybes žmonėms susipažinti – ne tik neformaliuose kokteilių vakaruose (kurie, beje, ne visose kultūrose yra patogus networking formatas), bet ir per mentorship programas, teminių interesų grupes, bendrus pusryčius su iš anksto sudarytais stalais.

Ir štai renginys baigėsi. Bet jūsų darbas ne. Post-event faza yra kritinė ilgalaikei sėkmei. Pirmiausia, grįžtamasis ryšys – ne tik formali apklausa (kurią užpildys gal 20% dalyvių), bet ir struktūruoti pokalbiai su pagrindiniais stakeholderiais. Kas veikė? Kas ne? Ką reikėtų keisti kitą kartą?

Dokumentavimas ir turinio skleidimas po renginio pratęsia jo poveikį. Sesijų įrašai, transkriptai, pagrindinių įžvalgų santraukos – visa tai turėtų būti prieinamos ne tik tiems, kurie dalyvavo, bet ir plačiajai žiniasklaidos bendruomenei. Tarptautinis renginys turi tarptautinį poveikį, ne tik savaitę, bet ir mėnesius po jo.

Finansinis užbaigimas taip pat svarbus – skaidrus biudžeto ataskaita rėmėjams ir partneriams, mokėjimų užbaigimas (ypač svarbu, kai dirbate su tiekėjais skirtingose šalyse ir valiutose), ir pamokų dokumentavimas finansiniam planavimui ateityje.

Ir galiausiai – bendruomenės palaikymas. Jūsų renginys sukūrė tinklą žmonių, kurie dabar pažįsta vieni kitus ir turi bendrus interesus. Kaip palaikyti šį tinklą gyvą iki kito renginio? Gal online forumai, mėnesiniai virtualūs susitikimai, bendradarbiavimo platformos? Tarptautinis kongresas neturėtų būti izoliuotas įvykis, bet tęstinio bendradarbiavimo dalis.

Organizuojant tarptautinį naujienų kongresą, susiduria su begalybe iššūkių – nuo laiko zonų koordinavimo iki kultūrinių niuansų, nuo technologinės infrastruktūros iki vizų biurokratijos. Bet kai tai padaroma gerai, rezultatas yra daug didesnis nei suma atskirų dalių. Sukuriate erdvę, kur žiniasklaidos profesionalai iš skirtingų pasaulio kampelių gali dalintis patirtimi, mokytis vieni iš kitų, ir kartu stiprinti globalią žurnalistikos bendruomenę. Ir šiais laikais, kai žiniasklaida susiduria su precedento neturinčiais iššūkiais, tokios erdvės yra ne prabanga, o būtinybė.