Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų pasaulio regionų: praktinis vadovas žiniasklaidos profesionalams

Kodėl tarptautinis naujienų kongresas – tai daugiau nei tik susitikimas

Žinote, kas iš tikrųjų įvyksta, kai suvedi į vieną kambarį žurnalistus iš Tokijo, Nairobi, San Paulas ir Stokholmo? Magija! Bet ne tokia, kuri atsiranda savaime – tai kruopščiai suplanuota, gerai organizuota ir strategiškai apgalvota magija. Tarptautinis naujienų kongresas yra unikalus reiškinys, kuris gali transformuoti ne tik dalyvių požiūrį į žurnalistiką, bet ir pakeisti visą žiniasklaidos kraštovaizdį.

Per pastaruosius dešimt metų turėjau galimybę organizuoti ir dalyvauti daugiau nei dvidešimtyje tokių renginių įvairiuose pasaulio kampeliuose. Ir kiekvieną kartą suprantu, kad tai nėra paprastas konferencijos organizavimas – tai tilto tarp kultūrų, idėjų ir perspektyvų statymas. Kai Brazilijos investigatyvinio žurnalizmo specialistas pasidalina savo patirtimi su Baltijos šalių kolegomis, o Afrikos duomenų žurnalistai diskutuoja su Azijos faktų tikrintojais – štai tada ir gimsta tikroji žurnalistikos ateitis.

Bet štai problema: daugelis organizatorių įsivaizduoja, kad pakanka išsinuomoti salę, sukviesti kalbėtojus ir užsakyti kavos pertraukėlėms. Realybė yra kur kas sudėtingesnė ir – tiesą sakant – daug įdomesnė!

Planavimo etapas: kai detalės sprendžia viską

Pirmiausia turite suprasti, kad tarptautinio naujienų kongreso planavimą reikia pradėti bent prieš devynis mėnesius. Taip, devynis! Jei manote, kad tai per daug – tiesiog dar neorganizavote tokio renginio. Vizų klausimai vieni gali užtrukti tris mėnesius, o dar reikia laiko finansavimui, programos sudarymui ir šimtui kitų dalykų.

Pradėkite nuo aiškaus tikslo formulavimo. Ne tokio migloto kaip „suvienyti žurnalistus”, o konkretaus: „sukurti bendradarbiavimo tinklą tarp faktų tikrinimo organizacijų Rytų Europoje ir Pietų Amerikoje” arba „išmokyti Afrikos žurnalistus naudoti duomenų vizualizacijos įrankius, kuriais naudojasi Šiaurės šalių kolegos”. Kuo konkretesnis tikslas, tuo lengviau planuoti visą renginį.

Vieta – tai ne tik geografinis taškas žemėlapyje. Turite pagalvoti apie kelionės išlaidas iš įvairių regionų, vizų režimą, vietos infrastruktūrą ir net politinį klimatą. Kartą organizavome kongresą šalyje, kur staiga pasikeitė vyriausybė ir buvo įvesti nauji vizų reikalavimai – pusė dalyvių negalėjo atvykti! Todėl visada turėkite planą B ir net planą C.

Biudžeto klausimas yra ypač jautrus. Tarptautiniam renginiui jums reikės ne tik apmokėti salės nuomą ir maistą. Pagrindinės išlaidos – tai kelionės ir apgyvendinimas dalyviams iš mažiau išsivysčiusių regionų. Jei norite tikro įvairovės, negalite tikėtis, kad žurnalistas iš Ugandos ar Kambodžos pats apmokės 1500 eurų vertės skrydį. Ieškokite finansavimo iš tarptautinių fondų, žiniasklaidos organizacijų, net technologijų kompanijų, kurios domisi žiniasklaidos ateitimi.

Kultūriniai niuansai: kai laiko juosta yra mažiausia problema

Štai kur daugelis organizatorių suklumpa! Manote, kad suprantate kultūrinius skirtumus, nes skaitėte straipsnį apie tai? Pasiruoškite nuostabai. Kultūriniai niuansai tarptautiniame naujienų kongrese yra visur – nuo to, kaip žmonės sveikina vienas kitą, iki to, kaip jie diskutuoja ir nesutaria.

Azijos regiono dalyviai dažnai vengia atvirai kritikuoti kalbėtojus viešai – tai laikoma nepagarba. Tuo tarpu Vakarų Europos ar Šiaurės Amerikos žurnalistai gali būti labai tiesmukai ir net konfrontuojantys diskusijose. Nei vienas, nei kitas požiūris nėra blogas – jie tiesiog skirtingi. Jūsų, kaip organizatoriaus, užduotis – sukurti erdvę, kur abi šios komunikacijos formos jaustųsi patogiai.

Praktiškai tai reiškia: turėkite įvairių diskusijų formatų. Dideles plenarinius posėdžius, kur galima klausytis ir užduoti klausimus raštu. Mažas darbo grupes, kur žmonės jaučiasi saugiau dalijantis nuomone. Neformaliausius susitikimus prie kavos, kur hierarchija išnyksta. Vienas mano mėgstamiausių formatų – „pasivaikščiojimai poromis”, kai du žurnalistai iš skirtingų regionų tiesiog pasivaikščioja 20 minučių ir kalbasi. Nuostabu, kaip tai pašalina barjerus!

Maisto klausimas irgi yra kultūrinis. Ne visi valgo kiaulieną, ne visi valgo jautieną, daugelis yra vegetarai ar veganai. Bet svarbiau už tai – maistas gali būti puikus tiltas tarp kultūrų. Organizuokite „kulinarinį vakarą”, kur kiekvienas regionas pristato savo virtuvę. Tai ne tik skanu, bet ir sukuria nuostabią atmosferą pokalbiams.

Technologinė infrastruktūra: kai Wi-Fi yra žmogaus teisė

Jei manote, kad žurnalistai gali išgyventi be interneto – nustokite skaityti šį straipsnį ir eikite organizuoti senjorų šokių vakarėlį. Šiuolaikiniam žurnalistui internetas yra kaip oras. Ir ne bet koks internetas – greitas, stabilus, patikimas.

Bet štai ką daugelis pamiršta: žurnalistai iš skirtingų regionų naudoja skirtingas platformas ir įrankius. Kinijos žurnalistai gali neturėti prieigos prie Google paslaugų. Kai kuriose šalyse populiarios socialinės žiniasklaidos platformos, apie kurias jūs net negirdėjote. Todėl technologinė infrastruktūra turi būti lanksti ir įvairi.

Rekomenduoju turėti bent tris nepriklausomus interneto šaltinius. Taip, tai brangu, bet kai per pagrindinę diskusiją apie dirbtinį intelektą žurnalistikoje nutrūksta internetas – jūsų kongresas tampa anekdotu. Turėkite pakankamai kištukų ir adapterių įvairiems standartams. Amerikiečiai naudoja vieną tipo kištukus, europietiečiai – kitokius, britai – dar kitokius. Tai atrodo smulkmena, bet kai žmogus negali įkrauti kompiuterio prieš savo prezentaciją – tai tampa didžiule problema.

Simultaninis vertimas – tai investicija, kuri atsipirks šimteriopai. Taip, galite organizuoti kongresą tik anglų kalba, bet tada prarasite didžiulę dalį potencialių dalyvių ir įžvalgų. Ispanų, prancūzų, arabų, kinų kalbos – pagalvokite, kokias kalbas jūsų tikslinė auditorija naudoja. Šiuolaikinės technologijos leidžia net naudoti AI pagrindu veikiančius vertimo įrankius, nors aš vis dar rekomenduoju gyvus vertėjus svarbioms sesijoms.

Programos sudarymas: menas balansuoti tarp įkvėpimo ir informacijos

Čia prasideda tikrasis iššūkis! Turite sukurti programą, kuri būtų aktuali žurnalistui iš Helsinkio ir žurnalistui iš Dakaro. Skamba neįmanoma? Beveik taip ir yra, bet yra keletas gudrybių.

Pirma, niekada nedarykite programos, kuri yra tik apie Vakarų žiniasklaidos problemas ir sprendimus. Tai didžiausia klaida, kurią mačiau daugybę kartų. „Kaip kovoti su dezinformacija Facebook’e” gali būti aktualu amerikiečiams, bet ne žurnalistui iš šalies, kur Facebook’as nėra dominuojanti platforma arba kur pagrindinė problema yra vyriausybės cenzūra, o ne socialinės žiniasklaidos dezinformacija.

Vietoj to, kurkite temas, kurios yra universalios, bet leidžia regioninius niuansus. Pavyzdžiui: „Kaip tikrinti faktus ribotų išteklių aplinkoje” – ši tema aktuali visiems, bet kiekvienas regionas turi savo unikalius iššūkius ir sprendimus. Leiskite kalbėtojams iš skirtingų regionų pasidalinti savo patirtimi – ir staiga turite turtingą, įvairią diskusiją.

Formatų įvairovė yra kritinė. Jei visa jūsų programa susideda iš „trys žmonės sėdi prie stalo ir kalba”, dalyviai pradės snausti po pietų. Įtraukite dirbtuvių, interaktyvių sesijų, demonstracijų. Vienas iš sėkmingiausių formatų, kurį naudojau – „greitieji susipažinimai” (speed networking), kur žurnalistai kas penkias minutes keičiasi partneriais ir pristato savo projektus. Per valandą žmogus gali susipažinti su 12 kolegų iš skirtingų šalių!

Nepamirškite neformaliojo programos aspekto. Kai kurie geriausi pokalbiai ir bendradarbiavimo projektai gimsta ne per oficialias sesijas, o per vakarienę ar ekskursiją po miestą. Įtraukite į programą laiko tokiems neformaliems susitikimams – tai ne „tuščias laikas”, o labai vertinga kongreso dalis.

Įtraukumo ir įvairovės užtikrinimas: ne tik gražūs žodžiai

Dabar kalbėkime apie tai, kas tikrai svarbu. Įvairovė tarptautiniame naujienų kongrese nėra tik apie tai, kad turite dalyvių iš skirtingų šalių. Tai apie tai, kad visi šie dalyviai jaučiasi vertinami, išgirsti ir įtraukti.

Pradėkite nuo kalbėtojų atrankos. Jei jūsų plenarinius posėdžius veda tik baltaodžiai vyrai iš Vakarų Europos ir Šiaurės Amerikos – turite problemą. Ir ne todėl, kad tai politiškai nekorektiška, o todėl, kad praleidžiate neįtikėtiną talentų ir perspektyvų turtą. Kai kurių geriausių žurnalistikos inovacijų šiandien vyksta Afrikoje, Azijoje, Lotynų Amerikoje. Jei jūsų programa to neatspindi – jūsų kongresas nėra tikrai tarptautinis.

Bet čia yra niuansas: ne visada lengva rasti šiuos balsius. Daugelis talentingų žurnalistų iš mažiau išsivysčiusių regionų nėra tarptautinėse konferencijų grandinėse, neturi didelių socialinių tinklų sekėjų skaičiaus. Turite aktyviai ieškoti, kreiptis į vietos žurnalistikos organizacijas, naudoti savo tinklus. Tai užima laiko, bet rezultatas to vertas.

Prieinamumas – dar vienas dažnai pamirštamas aspektas. Ar jūsų kongresas prieinamas žmonėms su negalia? Ar turite gestų kalbos vertėjų? Ar salė pritaikyta vežimėliams? Šie klausimai turėtų būti sprendžiami planavimo etape, ne savaitę prieš renginį.

Finansinis prieinamumas irgi yra įtraukumo dalis. Jei dalyvavimo mokestis yra 500 eurų, automatiškai išjungiate didžiulę dalį pasaulio žurnalistų. Turėkite skirtingų kategorijų bilietus, stipendijas, galimybę dalyvauti nuotoliniu būdu. Taip, hibridinis formatas yra sudėtingesnis organizuoti, bet jis gerokai išplečia jūsų pasiekiamumą.

Logistikos galvosūkis: kai smulkmenos tampa didžiulėmis problemomis

Gerai, dabar apie tai, kas tikrai sukelia nemigą organizatoriams: logistika. Ir aš nekalbų apie paprastą logistiką – aš kalbu apie tarptautinę, daugiasluoksnę, kartais beprotišką logistiką.

Vizos. Šis žodis vien gali sukelti stresą. Kai kuriems jūsų dalyviams reikės vizų, ir procesas gali užtrukti nuo dviejų savaičių iki trijų mėnesių. Pradėkite anksti! Pasiūlykite pagalbą su kvietimų laiškais, dokumentų parengimu. Turėkite kontaktą ambasadose, jei įmanoma. Ir visada, visada turėkite atsarginį planą, jei kas nors negauna vizos laiku.

Kelionės organizavimas – tai atskiras menas. Žurnalistas iš Manilės gali turėti tris persėdimus, kad pasiektų Berlyną. Tai reiškia 24 valandas kelionėje. Jei jūsų kongresas prasideda kitą rytą po atvykimo – šis žmogus bus zombis. Planuokite atvykimo ir išvykimo dienas protingai, leiskite žmonėms atsigauti po ilgų skrydžių.

Apgyvendinimas turi būti ne tik patogus, bet ir saugus. Kai kuriems jūsų dalyviams tai gali būti pirmasis vizitas Europoje ar Amerikoje. Jie gali nežinoti vietos papročių, jaustis nesaugiai. Grupinis apgyvendinimas tame pačiame viešbutyje padeda sukurti bendruomenės jausmą ir užtikrina saugumą.

Maisto alergijos ir dietos apribojimai – tai ne kaprizas, o rimtas klausimas. Turėkite detalią anketą apie mitybos poreikius ir tikrai ją skaitykite! Kartą mačiau situaciją, kai musulmonų žurnalistui per klaidą buvo patiektas patiekalas su kiauliena – tai ne tik nepatogu, bet ir giliai įžeidžianti.

Bendradarbiavimo tęstinumas: kai kongresas baigiasi, bet ryšiai lieka

Štai kur daugelis organizatorių suklysta: jie mano, kad kongresas baigiasi, kai paskutinis dalyvis išvyksta iš viešbučio. Bet iš tikrųjų, tikroji kongreso vertė atsiskleidžia po jo. Jei po trijų mėnesių jūsų dalyviai net nebeprisimena vienas kito vardų – jūsų kongresas buvo tik brangus socialinis renginys.

Sukurkite infrastruktūrą bendradarbiavimui tęsti. Tai gali būti Slack kanalas, WhatsApp grupė, mėnesinis virtualus susitikimas. Bet ne tik sukurkite – aktyviai jį moderuokite ir skatinkite naudojimą. Dalinkitės įdomiais straipsniais, kviestkite dalyvius pasidalinti savo projektais, organizuokite mažesnius regioninius susitikimus.

Mentorstės programos yra nuostabus būdas palaikyti ryšius. Sujunkite patyrusius žurnalistus su jaunesniais kolegomis iš skirtingų regionų. Tai ne tik padeda profesinei raidai, bet ir kuria ilgalaikius, prasmingas ryšius.

Dokumentuokite viską! Įrašykite sesijas (su dalyvių sutikimu), darykite nuotraukas, rinkite atsiliepimus. Bet ne tik dėl archyvo – naudokite šią medžiagą kaip mokymosi išteklių. Patalpinkite įrašus internete, sukurkite podcast’ą, parašykite straipsnių apie pagrindinius įžvalgas. Taip jūsų kongresas pasiekia ne tik tuos 100 žmonių, kurie dalyvavo, bet ir tūkstančius kitų žurnalistų visame pasaulyje.

Kai viskas susigrąžina į vieną vietą: apie tikrąją tarptautinio kongreso prasmę

Žinote, kas labiausiai mane žavi organizuojant tarptautinius naujienų kongresus? Tai momentai, kurių negalima suplanuoti. Kai Nigerijos žurnalistas staiga supranta, kad jo kovos su vyriausybės cenzūra metodai gali padėti kolegei iš Baltarusijos. Kai Argentinos duomenų žurnalistė pasidalina savo kodu su kolega iš Indonezijos, ir jie pradeda bendradarbiavimo projektą. Kai žmonės, kurie niekada nebūtų susitikę kitomis aplinkybėmis, tampa draugais ir bendradarbiais.

Tarptautinis naujienų kongresas – tai investicija į žurnalistikos ateitį. Ir ji atsipirks ne per registracijos mokesčius ar rėmėjų logotipus ant stendų. Ji atsipirks per investigatyvinius projektus, kurie gimsta iš šių susitikimų. Per naujus įrankius ir metodus, kuriais žurnalistai pasidalina. Per palaikymo tinklus, kurie padeda žurnalistams išlikti saugiems ir motyvuotiems sunkiomis sąlygomis.

Taigi, ar tai sudėtinga? Absoliučiai. Ar tai brangu? Be abejo. Ar tai verta? Kiekvieną kartą, kai matau, kaip žurnalistas iš vieno pasaulio kampo padeda kolegai iš kito, kai matau, kaip gimsta naujos idėjos iš kultūrų susidūrimo, kai matau, kaip stiprėja pasaulinė žurnalistų bendruomenė – žinau, kad atsakymas yra tvirtas taip.

Organizuodami tarptautinį naujienų kongresą, jūs ne tik suvienijate žmones – jūs kuriate platformą, kur gali gimti sprendimai žurnalistikos iššūkiams, su kuriais dar net nesusidūrėme. Jūs kuriate erdvę, kur įvairovė nėra tik toleruojama, bet švenčiama kaip stiprybė. Ir jūs kuriate tinklus, kurie gali išgelbėti žurnalisto karjerą ar net gyvybę, kai jis susiduria su persekiojimu savo šalyje.

Taigi pradėkite planuoti anksti, būkite kruopštūs su detalėmis, bet neužmirškite didžiosios vizijos. Kiekvienas susitikimas prie kavos, kiekviena diskusija, kiekvienas keičiamasis vizitinių kortelių – tai sėklos, kurios gali išaugti į kažką nepaprastai galingą. Ir kai po metų gaunate laišką nuo dalyvio, kuris rašo, kaip tas kongresas pakeitė jo karjerą ar net gyvenimą – suprantate, kad visa ta planavimo, streso ir darbo sumaištis buvo ne tik verta, bet ir būtina.

Pasaulis reikalauja geresnės žurnalistikos. Ir geresnė žurnalistika gimsta, kai geriausi žurnalistai iš viso pasaulio susirenka, dalijasi, mokosi ir įkvepia vienas kitą. Jūsų užduotis kaip organizatoriaus – padaryti šį susitikimą įmanomą. Ir dabar jūs žinote, kaip tai padaryti.