Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų pasaulio regionų: praktinis vadovas žiniasklaidos profesionalams

Kai tikrovė sudėtingesnė nei teorija

Organizuoti tarptautinį naujienų kongresą skamba įspūdingai, kol nepradedi gilintis į detales. Teoriškai viskas atrodo paprasta: surenki žurnalistus iš įvairių šalių, suorganizuoji kelias diskusijas, ir voilà – turime tarptautinį renginį. Praktikoje susiduri su laiko juostų galvosūkiais, kultūriniais nesusipratimais, biudžeto spragomis ir nenumatytomis kliūtimis, kurios gali sugriauti net kruopščiausiai suplanuotą renginį.

Pirmiausia reikia pripažinti, kad „tarptautinis” nereiškia automatiškai „geresnis” ar „įdomesnis”. Per daug organizatorių įsivaizduoja, kad vien faktas, jog dalyviai atvyksta iš skirtingų kontinentų, jau suteikia renginiui vertę. Tai iliuzija. Vertę kuria turinys, diskusijų kokybė ir gebėjimas sukurti erdvę tikram dialogui, o ne paviršutiniškam vizitinių kortelių keitimui.

Laiko juostų chaosas ir kaip jį valdyti

Vienas didžiausių iššūkių organizuojant tarptautinį kongresą – laiko juostų koordinavimas. Kai tavo dalyviai yra pasiskirstę nuo Tokijo iki Los Andželo, rasti tinkamą laiką tampa matematine problema su daugybe kintamųjų.

Štai konkreti situacija: jei organizuoji virtualų ar hibridinį renginį su dalyviais iš Azijos, Europos ir Amerikos, neegzistuoja idealus laikas, kuris tiktų visiems. Kai Niujorke 9 valanda ryto, Tokijuje jau 11 vakaro, o Londone – 2 po pietų. Kažkas visada bus nepatogumų zonoje.

Praktinis sprendimas? Neklausk dalyvių, kas jiems patogu – jie niekada nesutars. Vietoj to, sukurk rotacinę sistemą. Jei kongresas trunka kelias dienas, keisk pagrindines sesijas taip, kad kiekvienas regionas bent kartą gautų prioritetą. Pirmą dieną prioritetas Azijai (sesijos prasideda 10 val. Tokijo laiku), antrą – Europai, trečią – Amerikai. Taip niekas nejaučiasi nuolat diskriminuojamas.

Dar vienas aspektas, kurį daugelis ignoruoja: žmonės iš skirtingų kultūrų skirtingai suvokia punktualumą. Vokietijoje ar Šveicarijoje 14:00 reiškia tiksliai 14:00. Pietų Amerikoje ar kai kuriose Azijos šalyse tai gali reikšti 14:15 ar net 14:30. Nesakau, kad viena kultūra geresnė už kitą, bet organizatorius turi būti realistiškas ir įtraukti buferinius laikotarpius tarp sesijų.

Kalbos barjeras: daugiau nei vertimo klausimas

Daugelis organizatorių mano, kad samdyti profesionalius vertėjus išsprendžia kalbos problemą. Tai tik pusė sprendimo. Tikroji problema – ne žodžių vertimas, o konteksto, humoro, nuorodų ir kultūrinių niuansų perdavimas.

Žurnalistika yra profesija, kur kalba turi milžinišką reikšmę. Kai amerikiečių žurnalistas kalba apie „First Amendment rights”, tai turi gilią kultūrinę reikšmę, kuri neegzistuoja daugelyje kitų šalių. Kai kinų žurnalistas užsimena apie tam tikrus cenzūros mechanizmus, jis gali naudoti eufemizmus, kurie reikalauja konteksto supratimo.

Praktinis patarimas: vietoj to, kad tiesiog samdytum vertėjus, įtrauk kultūrinius konsultantus iš kiekvieno regiono. Jų darbas – ne versti, o padėti formuoti diskusijas taip, kad jos būtų suprantamos ir reikšmingos visiems dalyviams. Tai reiškia kartais pakeisti klausimo formuluotę, pateikti papildomą kontekstą ar net performuluoti visą diskusijos temą.

Dar viena klaida: daryti prielaidą, kad anglų kalba yra universalus sprendimas. Taip, daugelis tarptautinių žurnalistų kalba angliškai, bet jų įgūdžių lygis labai skiriasi. Kai diskusija tampa per sudėtinga ar per greita, dalyviai, kuriems anglų kalba nėra gimtoji, tiesiog išsijungia. Jie nebedaro įnašo, nes jaučiasi nesaugiai dėl savo kalbos įgūdžių.

Sprendimas? Sulėtink tempą. Naudok paprastesnę kalbą. Leisk dalyviam užbaigti mintį, net jei tai užtrunka ilgiau. Sukurk mažesnes diskusijų grupes, kur žmonės jaučiasi saugiau kalbėti. Ir svarbiausia – atvirai pripažink kalbos iššūkius, vietoj to, kad dėtum, jog jų nėra.

Biudžeto realybė ir prioritetų nustatymas

Tarptautinis kongresas kainuoja. Daug. Ir čia prasideda sunkūs sprendimai.

Skrydžiai, viešbučiai, vertėjai, technologinė įranga, vizos, draudimas – išlaidos kaupiasi greitai. Daugelis organizatorių padaro klaidą, bandydami sutaupyti ne ten, kur reikia. Pavyzdžiui, sutaupo ant vertėjų kokybės, bet išleidžia tūkstančius kokteilių priėmimui, kuris niekas neatsimena kitą dieną.

Štai ką reikia prioritizuoti:

• Technologinė infrastruktūra – jei kas nors neveikia, viskas subyrėja. Geras internetas, patikima vaizdo konferencijų sistema, atsarginiai planai.
• Profesionalūs vertėjai – ne studentai, ne automatiniai įrankiai, o patyrę specialistai, kurie supranta žurnalistikos kontekstą.
• Patogus dalyvių apgyvendinimas – žmonės, kurie blogai miega ar yra per toli nuo renginio vietos, nedalyvauja efektyviai.
• Maistas ir pertraukos – atrodo smulkmena, bet alkani, pavargę žmonės nesukuria produktyvių diskusijų.

Ką galima sumažinti be didelių nuostolių? Išpuoselėtą dizainą, brangias dovanas dalyviams, per daug socialinių renginių. Taip, gražu turėti elegantiškas vardinės kortelės ir dovanų maišelius, bet tai nėra tai, dėl ko žmonės atvyksta.

Vienas neįprastas, bet efektyvus būdas sutaupyti: paprašyk dalyvių organizacijų prisidėti prie kelionės išlaidų. Daugelis žiniasklaidos organizacijų turi biudžetus profesiniam tobulėjimui. Jei tavo kongresas tikrai vertingas, jos bus pasirengusios investuoti. Tai taip pat veikia kaip kokybės filtras – dalyviai, kurių organizacijos investuoja, paprastai yra labiau įsipareigoję ir aktyvūs.

Programos kūrimas: mažiau yra daugiau

Viena didžiausių klaidų – perkrauti programą. Organizatoriai mano, kad jei kongresas trunka tris dienas, kiekviena valanda turi būti užpildyta paskaitomis, diskusijomis ar workshopais. Rezultatas? Išsekę, perpildyti informacija dalyviai, kurie nebeatsimena, ką girdėjo prieš dvi valandas.

Geresnė strategija: mažiau sesijų, bet gilesnių ir geriau parengtų. Vietoj dešimties paviršutiniškų diskusijų, turėk penkias tikrai prasmingas. Palik laiko neformaliems pokalbiams – dažnai būtent ten gimsta vertingiausi ryšiai ir idėjos.

Dar viena problema – panelių diskusijos su šešiais ar septyniomis panelistais. Tai receptas nesėkmei. Kai kiekvienas panelistas turi tik penkias minutes, niekas negali išplėtoti gilesnės minties. Diskusija tampa paviršutiniška, kiekvienas panelistas tiesiog išsako savo paruoštą poziciją ir viskas.

Geriau: trys panelistai, ilgesnis formatas, moderatorius, kuris tikrai moderuoja (ne tiesiog skaito iš anksto paruoštus klausimus), ir laikas publikos klausimams. Arba dar geriau – atsisakyk tradicinių panelių ir eksperimentuok su kitais formatais: mažos apskritojo stalo diskusijos, „fishbowl” metodas, struktūruotos debatai.

Kultūriniai skirtumai, kurie tikrai svarbu

Čia ne apie stereotipus, o apie realius skirtumus, kaip žmonės iš skirtingų regionų komunikuoja ir dalyvauja diskusijose.

Pavyzdžiui, daugelyje Azijos kultūrų tiesioginis prieštaravimas ar kritika viešoje erdvėje laikoma nepadoria. Tai nereiškia, kad žmonės neturi nuomonės – jie tiesiog reiškia ją kitaip. Jei moderatorius klausia „Ar kas nors nesutinka su šiuo teiginiu?” ir tikisi, kad kažkas iškart pakels ranką ir pradės ginčytis, jis gali laukti ilgai.

Tuo tarpu Vidurio Rytų ar Pietų Europos kultūrose gyvos, kartais aistringos diskusijos yra norma. Tai, kas vienam atrodo kaip konfliktas, kitam yra tiesiog įdomus pokalbis.

Kaip su tuo dirbti? Įvairinimas diskusijų formatų. Ne visi jaučiasi patogiai kalbėdami didelėje grupėje. Sukurk mažesnes diskusijų grupes. Naudok rašytines refleksijas. Leisk žmonėms pateikti klausimus ar komentarus anonimiškai per skaitmenines platformas.

Dar vienas aspektas: hierarchijos suvokimas. Kai kuriose kultūrose jaunesni žurnalistai niekada neprieštaraus vyresniems kolegoms viešai, net jei turi kitą nuomonę. Jei nori tikros įvairovės nuomonių, turi sukurti erdvę, kur žmonės jaučiasi saugiai išreikšti skirtingas perspektyvas.

Technologiniai sprendimai ir jų ribos

Po pandemijos daugelis kongresų tapo hibridiniais – dalis dalyvių fiziškai, dalis virtualiai. Teoriškai puiku: platesnis pasiekiamumas, mažesnės išlaidos, mažesnis anglies pėdsakas. Praktiškai? Dažnai sukuriamos dvi skirtingos patirtys, kur virtualūs dalyviai jaučiasi kaip antros klasės piliečiai.

Problema ta, kad daugelis organizatorių planuoja renginį pirmiausia fiziniams dalyviams, o virtualią dalį prideda kaip papildomą funkciją. Rezultatas: virtualūs dalyviai mato nuobodžią kamerą salės gale, negirdi klausimų iš publikos, negali efektyviai dalyvauti diskusijose.

Jei nori, kad hibridinis formatas veiktų, turi planuoti jį nuo pradžių kaip hibridinį. Tai reiškia:

• Profesionalią video produkciją su keliomis kameromis ir gerais mikrofonais visoje salėje
• Moderatorių, kuris aktyviai įtraukia virtualius dalyvius, ne tik fiziškai esančius
• Skaitmeninę platformą, kur virtualūs dalyviai gali bendrauti tarpusavyje ir su fiziniais dalyviais
• Laiką specialiai skirtą virtualių dalyvių klausimams ir komentarams

Arba, ir tai gali būti geresnė strategija kai kuriems renginiams: pasirink vieną formatą ir padaryk jį gerai. Visiškai virtualus kongresas gali būti puikus, jei jis sukurtas būti virtualus, o ne kaip prastas fizinio renginio pakaitalas.

Saugumo ir etikos klausimai, kurie neturi būti ignoruojami

Tarptautiniame naujienų kongrese gali dalyvauti žurnalistai iš šalių su represinėmis vyriausybėmis, žurnalistai, kurie dirba jautriomis temomis, ar net žurnalistai, kurie yra ištrėmime. Tai nėra teorinis rūpestis – tai reali rizika, kurią organizatorius turi rimtai vertinti.

Pirma, duomenų saugumas. Dalyvių sąrašas, kontaktinė informacija, diskusijų įrašai – visa tai gali būti jautri informacija. Jei organizuoji kongresą su dalyviais iš autoritarinių režimų, turi turėti aiškią duomenų apsaugos politiką. Ar dalyviai gali pasirinkti, kad jų pavardės nebūtų viešinamos? Ar jie gali dalyvauti diskusijose be vaizdo? Ar įrašai bus prieinami viešai, ar tik dalyviams?

Antra, diskusijų turinys. Kai žurnalistai iš skirtingų šalių diskutuoja apie cenzūrą, žmogaus teises ar politines sistemas, tai gali turėti realių pasekmių. Žurnalistas, kuris kritikuoja savo šalies vyriausybę tarptautiniame renginyje, gali grįžti namo į problemas.

Tai nereiškia, kad reikia vengti sunkių temų – priešingai. Bet organizatorius turi sukurti saugią erdvę ir būti skaidrus apie rizikas. Chatham House taisyklė (informacija gali būti naudojama, bet be šaltinio identifikavimo) gali būti naudinga tam tikroms sesijoms. Arba sukurti uždaras diskusijų grupes be įrašymo ar žiniasklaidos.

Kas lieka, kai visi išvažiuoja

Kongresas pasibaigė, dalyviai grįžo namo, socialiniai tinklai nutilo. Kas dabar? Daugelis organizatorių mano, kad jų darbas baigtas. Tai klaida.

Tikroji kongreso vertė atsiskleidžia ne per tris dienas Berlyne ar Singapūre, o per mėnesius ir metus po jo. Ar dalyviai išlaikė ryšius? Ar gimė bendradarbiavimo projektai? Ar diskusijos turėjo įtakos jų darbui?

Vietoj tradicinės „ačiū už dalyvavimą” išvados, reikia galvoti apie tęstinumą. Sukurk platformą, kur dalyviai gali toliau bendrauti – ne dar vieną mirštantį Facebook grupę, o tikrai aktyvų erdvę. Organizuok virtualius follow-up susitikimus kas kelis mėnesius. Palaikyk ryšį su dalyviais ir padėk jiems realizuoti idėjas, kurios gimė kongrese.

Ir būk realistiškas vertindamas sėkmę. Ne kiekvienas kongresas turi būti transformacinis. Kartais pakanka, kad žmonės susitiko, pasikeitė idėjomis ir grįžo namo su viena ar dviem naudomis mintimis. Tai jau yra vertinga.

Organizuoti tarptautinį naujienų kongresą nėra lengva. Tai sudėtingas, kartais frustruojantis procesas, kuris reikalauja ne tik logistinių įgūdžių, bet ir kultūrinio jautrumo, diplomatijos ir gebėjimo prisitaikyti prie nenumatytų situacijų. Bet kai tai padaroma gerai – kai sukuriama erdvė tikram dialogui tarp skirtingų pasaulio regionų žurnalistų – rezultatai gali būti tikrai reikšmingi. Ne dėl to, kad tai „tarptautiška”, o dėl to, kad tai sukuria galimybes mokytis vienems iš kitų, kvestionuoti savo prielaidas ir plėsti supratimą apie žurnalistiką globaliu mastu.