Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų žemynų: praktinis vadovas žiniasklaidos profesionalams

Kodėl tarptautinis naujienų kongresas – tai ne tik dar vienas renginys

Kai prieš kelerius metus pirmą kartą organizavau tarptautinį žiniasklaidos kongresą, maniau, kad tai bus tiesiog didesnis versija įprastų konferencijų. Na, buvau gerokai neteisus. Tarptautinis naujienų kongresas – tai visiškai kitoks žvėris, reikalaujantis ne tik logistinių gebėjimų, bet ir diplomatijos, kultūrinio jautrumo bei gebėjimo jongliauti laiko juostomis kaip cirko artistas.

Žiniasklaidos profesionalams tokie renginiai yra neįkainojami – čia susitinka skirtingų tradicijų žurnalistai, dalijasi patirtimi, kuria naujas partnerystes ir kartais net keičia visos industrijos kryptį. Bet organizuoti tokį renginį? Tai kaip bandyti suderinti simfoniją, kai kiekvienas muzikantas groja kitoje šalyje ir skirtingu laiku.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu realiais patarimais, kurie man padėjo (ir kartais nepavyko) organizuojant tokius renginius. Čia nebus teorinių abstrakčių patarimų – tik tai, kas iš tikrųjų veikia praktikoje.

Laiko zonų galvosūkis ir kaip jį išspręsti

Pirmasis ir didžiausias iššūkis – laiko zonos. Kai jūsų dalyviai yra iš Tokijo, Niujorko, Londono ir Sidnėjaus, surasti laiką, kuris tiktų visiems, yra beveik neįmanoma. Ir čia slypi pirmoji pamoka: nereikia net bandyti rasti idealaus laiko, nes jo tiesiog nėra.

Vietoj to, sukurkite hibridinį formatą su keliais pagrindiniais laikais. Pavyzdžiui, kai organizavome Azijos-Europos žurnalistų kongresą, padarėme dvi pagrindines sesijas: vieną rytinę Europos laiku (kuri buvo vakaro metas Azijoje) ir vieną vakarinę (kuri buvo rytas Amerikoje). Taip, tai reiškia, kad kai kurie dalyviai turėjo prisijungti anksti ryte ar vėlai vakare, bet bent jau niekas neturėjo būti prisijungęs 3 val. nakties.

Praktinis patarimas: naudokite World Time Buddy arba panašius įrankius ne tik planuojant, bet ir siųskite šiuos laiko palyginimus visiems dalyviams. Žmonės vertina, kai jūs parodote, kad suprantate jų situaciją. Ir visada, visada nurodykite laiką su laiko zona – „14:00 CET” arba „9:00 EST”. Skamba akivaizdu, bet jūs nustebsite, kiek painiavos gali kilti dėl šito.

Technologinė infrastruktūra, kuri nesuges pačiu netinkamiausiu momentu

Leiskite papasakoti trumpą istoriją. Pirmame mano organizuotame tarptautiniame renginyje nusprendėme naudoti vieną populiarią vaizdo konferencijų platformą. Viskas veikė puikiai per visus bandymus. Bet kai prasidėjo pats renginys su 300+ dalyvių iš 40 šalių, sistema tiesiog… sugriuvo. Ne sulėtėjo, ne užstrigdavo – ji tiesiog nebeveikė. Buvo gėda, chaosas ir daug labai susierzinusių žurnalistų.

Po to išmokau kelias svarbias pamokas. Pirma, visada turėkite atsarginę platformą. Ne tik „planą B” teorijoje, bet realiai sukonfigūruotą ir paruoštą sistemą. Mes dabar naudojame Zoom kaip pagrindinę platformą, bet turime paruoštą Microsoft Teams kaip atsarginę, su visais nustatymais ir prieigos kodais.

Antra, investuokite į profesionalų streaming sprendimą, jei renginys yra didelis. Mes dabar naudojame StreamYard arba Restream, kurie leidžia transliuoti į kelias platformas vienu metu. Tai reiškia, kad jei viena platforma turi problemų, dalyviai gali perjungti į kitą be pertraukos.

Trečia – ir tai kritiškai svarbu tarptautiniams renginiams – testuokite savo sistemą iš skirtingų šalių. Tai, kas veikia puikiai Lietuvoje, gali būti lėta ar net nepasiekiama Kinijoje ar kai kuriose Afrikos šalyse dėl interneto infrastruktūros ar net cenzūros. Paprašykite kolegų iš skirtingų regionų prisijungti prie bandomosios sesijos bent savaitę prieš renginį.

Kultūriniai niuansai, kurie gali sugadinti arba išgelbėti jūsų renginį

Štai ko man niekas nepasakė prieš pirmąjį tarptautinį kongresą: kultūriniai skirtumai yra ne tik apie maistą ir sveikinimosi būdus. Jie veikia absoliučiai viską – nuo to, kaip žmonės dalyvauja diskusijose, iki to, kaip jie interpretuoja tvarkaraštį.

Pavyzdžiui, kai organizavome panelinę diskusiją su žurnalistais iš Skandinavijos, Pietų Europos ir Azijos, pastebėjome įdomų dalyką. Skandinavai laukė savo eilės kalbėti ir niekada nepuldavo kitų, italai ir ispanai mielai pertraukdavo vienas kitą (ir tai buvo visiškai normalu jų kultūroje), o azijų dalyviai retai kalbėdavo, nebent būdavo tiesiogiai paklausiami. Jei nebūtume to numatę, diskusija būtų buvusi labai nevienalytė.

Sprendimas? Turėkite labai gerą moderatorių, kuris supranta šiuos kultūrinius skirtumus ir gali aktyviai valdyti diskusiją. Mes dabar aiškiai instruojuojame moderatorius: „Paprašykite konkrečių žmonių pasisakyti, ypač iš tų kultūrų, kur žmonės nelinkę patys įsiterpti. Leiskite šiek tiek persitraukti ten, kur tai kultūriškai priimtina, bet užtikrinkite, kad visi turėtų galimybę pasisakyti.”

Dar vienas dalykas – religiniai ir kultūriniai švenčiai. Prieš planuodami datą, patikrinkite pagrindinius švenčius visose tikslinėse šalyse. Mes kartą beveik suplanavojome renginį per Ramadaną, kas būtų buvę labai nepatogu daugeliui mūsų musulmonų dalyvių. Naudokite tokius įrankius kaip „Time and Date” kalendorius, kuris rodo tarptautinius švenčius.

Kalbų barjeras: vertimas, kuris nekainuoja kaip mažas butas

Tarptautiniame renginyje kalbų klausimas yra neišvengiamas. Idealiu atveju, turėtumėte profesionalius sinchroninius vertėjus visoms kalboms. Bet realybėje? Tai kainuoja tūkstančius eurų ir ne visada įmanoma.

Štai ką mes darome: anglų kalba kaip lingua franca, bet su aiškia nuostata, kad kalbėtojai turėtų kalbėti lėčiau ir aiškiau nei įprastai. Tai skamba paprasta, bet reikia tikrai priminti kalbėtojams – kai žmonės įsijaučia į temą, jie natūraliai pradeda kalbėti greičiau.

Zoom ir kitos platformos dabar turi automatinį subtitrų generavimą, kuris, nors ir nėra tobulas, gali būti labai naudingas. Įjunkite jį. Taip, kartais jis sukuria juokingus vertimus, bet 80% laiko jis padeda žmonėms, kurių anglų kalba nėra gimtoji.

Jei jūsų biudžetas leidžia, investuokite į profesionalų vertimą bent pagrindinėms sesijoms. Mes paprastai naudojame Interprefy arba panašias platformas, kurios integruojasi su Zoom ir leidžia dalyviams pasirinkti kalbos kanalą. Tai nėra pigus sprendimas (skaičiuokite apie 500-1000 eurų per dieną vienam vertėjui), bet jei turite dalyvių, kurie tikrai nesusikalbės angliškai, tai verta.

Praktinis patarimas: jei negalite sau leisti profesionalių vertėjų, bent jau paruoškite rašytinę medžiagą keliomis kalbomis. Prezentacijos, pagrindiniai dokumentai, instrukcijos – visa tai gali būti išversta iš anksto naudojant DeepL (kuris yra žymiai geresnis už Google Translate) ir tada patikrinta gimtakalbių. Tai užima laiko, bet rodo pagarbą jūsų tarptautinei auditorijai.

Networking, kai žmonės yra skirtinguose žemynuose

Vienas didžiausių tarptautinio fizinio kongreso privalumų yra networking – atsitiktiniai pokalbiai prie kavos, vakarinės diskusijos bare, vizitinių kortelių mainai. Kaip tai atkurti virtualioje ar hibridinėje erdvėje? Tai buvo vienas didžiausių mano galvos skausmo šaltinių.

Po daug eksperimentavimo, štai kas veikia: struktūruotas, bet neformalus networking. Skamba kaip oksimoronas, bet tai veikia. Mes dabar kuriame „networking kambarius” su konkrečiomis temomis ar regionais. Pavyzdžiui: „Investigatyvinė žurnalistika Rytų Europoje”, „Fact-checking metodai”, „Jaunų žurnalistų iššūkiai” ir pan.

Žmonės prisijungia prie kambarių, kurie jiems įdomūs, ir ten turi 30-45 minutes laisvam pokalbiui su 5-10 kitų žmonių. Tai ne formali sesija su kalbėtoju – tiesiog moderuojamas pokalbis. Moderatorius tik užduoda pradinį klausimą ir tada leidžia žmonėms kalbėtis.

Dar vienas dalykas, kuris puikiai veikia: virtualūs „coffee breaks” su atsitiktiniu suporavimu. Naudojame įrankius kaip Brella arba tiesiog Zoom breakout rooms su atsitiktiniu paskirstymu. Žmonės gauna 10 minučių pokalbio su atsitiktiniu dalyviu. Tai gali skambėti nepatogiai, bet praktikoje žmonės tai mėgsta – tai primena tuos atsitiktinius susitikimus koridoriuose tikruose renginiuose.

Biudžeto realybė: kur taupyti ir kur ne

Tarptautinis kongresas gali kainuoti nuo kelių tūkstančių iki šimtų tūkstančių eurų, priklausomai nuo masto. Bet net su ribotuoju biudžetu galima surengti kokybišką renginį, jei žinote, kur taupyti ir kur ne.

Kur NETAUPYTI:

Technologinė platforma ir palaikymas. Tai jūsų pagrindas. Jei platforma stringa ar neveikia, viskas griūva. Mes mokame apie 200-300 eurų per mėnesį už profesionalų Zoom planą su visais papildomais funkcijomis, ir tai yra geriausia investicija.

Moderatoriai ir techninė pagalba. Turėkite bent vieną žmogų, kuris tvarko tik techninius klausimus realiu laiku. Kai turite 200 žmonių iš 30 šalių, visada bus kas nors, kas negalės prisijungti, negirdės garso ar turės kitų problemų.

KUR GALIMA TAUPYTI:

Fancy grafika ir dizainas. Taip, gražu turėti profesionaliai suprojektuotus foninius paveikslus ir animacijas, bet jūsų dalyviai atėjo dėl turinio, ne dėl grafikos. Naudokite Canva šablonus – jie visiškai pakankami.

Brangios streaming platformos. Jei jūsų renginys nėra milžiniškas, standartinis Zoom ar Teams pakanka. Nereikia investuoti į brangias enterprise sprendimus, nebent tikrai turite specifinių poreikių.

Fizinė medžiaga. Virtualiam renginiui nereikia spausdintų programų, plakatų ar kitų fizinių dalykų. Viskas gali būti skaitmeninis.

Praktinis patarimas: ieškokite rėmėjų, bet būkite strategiški. Žiniasklaidos įmonės, technologijų kompanijos, tarptautinės organizacijos dažnai yra suinteresuotos remti tokius renginius. Pasiūlykite jiems matomumą – logotipus, trumpus pristatymus, galimybę dalyvauti kaip kalbėtojai. Mes paprastai sugebame padengti 40-60% biudžeto per rėmėjus.

Registracija, dalyvių valdymas ir visa ta administracinė rutina

Gal tai skamba nuobodžiai, bet gera registracijos sistema gali sutaupyti jums šimtų valandų darbo. Ir atvirkščiai – bloga sistema gali paversti jūsų gyvenimą pragaru.

Mes išbandėme daug skirtingų sprendimų – nuo Google Forms iki brangių renginių valdymo platformų. Štai kas veikia geriausiai: Eventbrite arba Hopin vidutinio dydžio renginiams (iki 500 dalyvių), o didesniems – verta investuoti į specializuotas platformas kaip Whova ar Brella.

Svarbiausia, ką turi turėti jūsų registracijos sistema:

Automatinį patvirtinimą el. paštu su visa reikalinga informacija (ir priminkite, kad žmonės turėtų patikrinti spam aplanką – tai nutinka dažniau, nei galvojate).

Galimybę lengvai pridėti renginį į kalendorių su teisingomis laiko zonomis. Eventbrite tai daro automatiškai, ir tai yra genialus dalykas.

Aiškius prisijungimo nurodymų. Ne tik nuorodą, bet ir žingsnis po žingsnio instrukciją, kaip prisijungti, ką daryti, jei kyla problemų, ir kt.

Priminimų sistemą. Mes siunčiame priminimus: savaitę prieš, dieną prieš, ir 2 valandas prieš renginį. Taip, tai gali atrodyti per daug, bet dalyvavimo rodikliai padidėja apie 30%, kai tai darome.

Dar vienas patarimas: prašykite tik būtinos informacijos registracijos metu. Kuo daugiau laukų turite formoje, tuo mažiau žmonių ją užpildys. Vardas, pavardė, el. paštas, organizacija, šalis – to pakanka. Visa kita galite paklausti vėliau, jei reikia.

Kai viskas sueina į vieną: diena D ir kas po jos

Gerai, jūs suplanavojote viską, paruošėte technologijas, sukoordinavote kalbėtojus iš penkių žemynų, išsprendėte laiko zonų galvosūkį. Atėjo pats renginys. Štai keletas dalykų, kurie man padėjo išlikti sveikam (daugmaž):

Turėkite runsheet – minutę po minutės planą, kuriame nurodyta, kas vyksta, kada, kas atsakingas, ir kas yra atsarginiai planai. Mes naudojame bendrą Google Sheets dokumentą, kurį gali matyti visa komanda realiu laiku. Jame yra ne tik tvarkaraštis, bet ir visi techniniai duomenys – Zoom nuorodos, slaptažodžiai, kontaktai, atsarginiai planai.

Pradėkite 15-30 minučių anksčiau su „tech check” sesija. Pakvieskite kalbėtojus ir moderatorius prisijungti anksčiau, patikrinkite garsą, vaizdą, ekrano dalijimąsi. Tai išgelbėjo mus ne vieną kartą.

Turėkite „backstage” komunikacijos kanalą. Mes naudojame atskirą Slack kanalą arba WhatsApp grupę, kur komanda gali bendrauti realiu laiku, nematant dalyvių. Kai kažkas eina ne pagal planą (o kažkas visada eina ne pagal planą), galite greitai koordinuoti sprendimą.

Įrašykite viską. Tai ne tik suteikia vertę žmonėms, kurie negalėjo dalyvauti, bet ir leidžia jums vėliau analizuoti, kas veikė, o kas ne.

Po renginio – ir tai labai svarbu – nedelsiant išsiųskite padėkos laišką su nuorodomis į įrašus ir papildomą medžiagą. Žmonės vis dar yra „renginio režime”, jie prisimena, kas vyko, jie yra įsitraukę. Jei lauksite savaitę, tas momentas praeis.

Ir galiausiai, padarykite post-mortem analizę su komanda. Kas veikė? Kas ne? Ką darytume kitaip kitą kartą? Užsirašykite tai, kol dar šviežia atmintyje. Aš turiu dokumentą „Pamokos iš renginių”, kurį nuolat papildau, ir tai yra vienas vertingiausių mano resursų.

Kai viskas sueina į vietą (arba bent jau stengiamės, kad taip būtų)

Organizuoti tarptautinį naujienų kongresą yra sudėtinga, išsekina energiją ir kartais verčia abejoti savo gyvenimo pasirinkimais. Bet kai matai, kaip žurnalistas iš Kenijos diskutuoja su kolega iš Japonijos apie bendrus iššūkius, kai susikuria naujos partnerystės, kai žmonės po renginio rašo, kad tai buvo vertingiausia jų profesinė patirtis per metus – tada supranti, kad verta.

Nebijokite daryti klaidų. Aš jų padariau daugybę, ir tebedirbu jas. Kiekvienas renginys yra mokymosi galimybė. Svarbiausia – būti lankstiems, turėti atsarginius planus ir visada, visada dėti dalyvių patirtį į pirmą vietą.

Technologijos pasikeis, platformos atsinaujins, bet pagrindiniai principai lieka tie patys: gerbiame skirtingas kultūras, stengiamės padaryti dalyvavimą kuo prieinamesnį, kuriame tikrą vertę, o ne tik dar vieną „Zoom susitikimą”. Žiniasklaidos profesionalams, kurie dirba vis labiau suskaidytoje ir lokalizuotoje medijų aplinkoje, tokie tarptautiniai susitikimai yra ne prabanga, o būtinybė.

Taigi, jei planuojate savo pirmąjį tarptautinį kongresą – drąsiai. Pasiruoškite gerai, bet nesitikėkite tobulumo. Turėkite gerą komandą, geras technologijas ir gerą kavos atsargą. Likęs susitvarkys savaime. Na, daugmaž.