Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų žemynų: praktinis vadovas žiniasklaidos profesionalams

Kodėl tarptautiniai žiniasklaidos renginiai tapo būtinybe, o ne prabanga

Prieš dešimtmetį tarptautinis žurnalistų kongresas buvo prestižo reikalas – kažkas, ką organizuodavo tik stambios asociacijos su solidžiu biudžetu. Šiandien situacija pasikeitė kardinaliai. Dezinformacijos kampanijos nepaiso valstybių sienas, dirbtinis intelektas keičia naujienų gamybos procesus visame pasaulyje vienu metu, o skaitmeninės platformos diktuoja sąlygas žurnalistams nuo Tokijo iki San Paulo. Todėl reguliarus profesionalus dialogas tarp skirtingų regionų žurnalistų tapo ne tik naudinga, bet ir būtina praktika.

Tačiau organizuoti tokį renginį, kuris realiai veiktų kaip kūrybinė ir profesinė mainų platforma, o ne tik kaip formali konferencija su gražiomis skaidrėmis – tai visai kitas iššūkis. Per pastaruosius penkerius metus dalyvavau organizuojant tris tokius kongresus ir konsultavau dar kelis projektus. Kiekvienas iš jų turėjo unikalių sunkumų, bet tam tikri principai ir klaidos kartojosi nuolat.

Laiko juostų galvosūkis ir kaip jį išspręsti neprarandant proto

Pirmasis ir dažnai neįvertinamas iššūkis – laiko zonos. Kai jūsų organizacinis komitetas yra pasiskirsčiusi tarp Sidnėjaus, Berlyno ir Čikagos, net paprastas susirinkimas tampa logistiniu maratonu. Vienas iš dažniausių scenarijų: europiečiai nori susitikti ryte (jų laiku), australai jau baigia darbo dieną, o amerikiečiai dar miega.

Praktiškiausias sprendimas, kurį išbandžiau – rotuojantys susitikimų laikai. Vieną savaitę susitinkate laiku, patogiu Azijos-Ramiojo vandenyno regionui, kitą – Amerikai. Taip, tai reiškia, kad kas nors visada turės prisijungti 6 valandą ryto ar 11 valandą vakaro, bet bent jau diskomfortas pasiskirsto tolygiai. Svarbu tai aiškiai komunikuoti nuo pat pradžių – žmonės geriau priima nepatogumus, kai supranta, kad tai sistemiška ir teisinga.

Dar vienas aspektas – paties kongreso metu. Jei renginys vyksta fiziškai vienoje vietoje, bet norite transliuoti jį internetu tarptautinei auditorijai, turite priimti sunkų sprendimą: kam bus patogiausi laikai? Universalaus atsakymo nėra. Vieną kartą organizavome kongresą Lisabonoje ir nusprendėme pagrindines sesijas vykdyti 14-18 val. vietos laiku. Tai reiškė, kad Azijoje buvo naktis (bet įrašai buvo prieinami), o Amerikoje – rytas (kai kurie galėjo stebėti gyvai). Kompromisas, bet bent jau apgalvotas.

Biudžeto realybė: kur tikrai verta investuoti

Tarptautinio kongreso organizavimas kainuoja. Daug. Bet ne viskas, kas kainuoja daug, yra būtina, ir ne viskas, kas atrodo kaip galima sutaupyti vieta, iš tikrųjų tokia yra.

Didžiausia išlaidų dalis paprastai yra kelionės ir apgyvendinimas. Jei kviečiate 50 kalbėtojų iš 30 šalių, greitai pasieksite šešiaženklę sumą eurais. Čia yra keletas strategijų, kurios veikia: pirma, ieškokite partnerių, kurie galėtų padengti savo atstovų kelionės išlaidas. Tarptautinės organizacijos, universitetai, stambesnės redakcijos dažnai turi biudžetus profesiniam tobulėjimui. Antra, diferencijuokite finansavimą pagal regionus – žurnalistai iš mažesnių ar ekonomiškai silpnesnių šalių turėtų gauti didesnę paramą nei tie, kurie atstovauja turtingoms organizacijoms.

Kur tikrai neverta taupyti – vertimas ir interpretacija. Vienas iš blogiausiųjų sprendimų, kurį mačiau, buvo kongresas, kuriame organizatoriai nusprendė, kad „visi žurnalistai vis tiek kalba angliškai”. Rezultatas? Pusė dalyvių iš Lotynų Amerikos ir Afrikos tylėjo diskusijose, nes neturėjo pakankamai pasitikėjimo savo anglų kalba, kad dalyvautų sudėtingose debatose. Profesionalus sinchroninis vertimas bent į 2-3 pagrindines kalbas (paprastai anglų, ispanų, prancūzų ar arabų, priklausomai nuo dalyvių) yra ne prabanga, o pagrindinė sąlyga tikram dialogui.

Technologijos – dar viena sritis, kur investicija atsipirks. Gera streaming platforma, patikimas internetas, profesionalus garso įrašymas. Vienas kongresas, kuriame dalyvavau kaip stebėtojas, turėjo puikią programą, bet techniniai gedimai buvo tokie dažni, kad pusė online dalyvių tiesiog atjungė transliacijas. Vėliau organizatoriai prisipažino, kad bandė sutaupyti naudodami nemokamus įrankius ir vietos universiteto WiFi. Klaida, kainuojanti reputaciją.

Programos kūrimas: kaip išvengti „dar vienos nuobodžios konferencijos” sindromo

Daugelis tarptautinių kongresų kenčia nuo tos pačios ligos: per daug paskaitų, per mažai tikros sąveikos. Kalbėtojas skaito parengtą tekstą 20 minučių, 5 minutės klausimams, kitas kalbėtojas, pietūs, vėl tas pats. Po dviejų dienų dalyviai yra išsekę ir nieko konkretaus neišsineša.

Geriausi renginiai, kuriuose dalyvavau, turėjo aiškią temų hierarchiją. Viena ar dvi didelės, viską apimančios temos (pavyzdžiui, „Žurnalistika autoritarizmo eroje” ar „Dirbtinis intelektas redakcijose”), o po jomis – konkretesni workshop’ai ir diskusijos. Svarbu, kad tos temos būtų tikrai aktualios VISIEMS regionams, nors ir skirtingais būdais. Dezinformacija atrodo skirtingai Brazilijoje ir Lenkijoje, bet tai problema abiem.

Formatų įvairovė – esminis dalykas. Štai kas veikia gerai:

Fishbowl diskusijos – keletas žmonių sėdi rate centre, kiti klausosi aplink. Bet bet kuris klausytojas gali užimti vietą rate ir prisijungti prie diskusijos. Tai skatina dalyvavimą ir neleidžia diskusijai tapti kelių dominuojančių balsų monopoliu.

Lightning talks – 5 minučių pristatymai, kur kalbėtojai turi pristatyti vieną konkretų įrankį, metodą ar idėją. Dinamiška, koncentruota, įsimintina.

Unconference sesijos – dalyviai patys siūlo temas ir veda diskusijas. Skamba chaotiškai, bet kai turite kambarį pilną patyrusių žurnalistų, jie patys žino, apie ką nori kalbėti.

Praktiniai workshop’ai – ne paskaitos apie įrankius, o realus darbo laikas su jais. Pavyzdžiui, ne „Kaip naudoti OSINT tyrimo įrankius” paskaita, o dviejų valandų sesija, kur visi atsinešę kompiuterius kartu išbando.

Vienas svarbus patarimas: įtraukite „laisvą erdvę” į programą. Kai kurie geriausi pokalbiai ir bendradarbiavimo projektai gimsta ne per oficialias sesijas, o per kavos pertraukas ar neformaliuose susitikimuose. Jei jūsų programa užpildyta nuo 9 ryto iki 7 vakaro be perstogių, žmonės bus pervargę ir neturės laiko tiems spontaniškiems ryšiams.

Kultūriniai niuansai, kurie gali sugriauti ar išgelbėti renginį

Tarptautinis kongresas nėra tik logistika ir programa – tai kultūrų susitikimas, ir čia slypi daug potencialių spąstų. Kai kurie dalykai, kurie atrodo savaime suprantami vienoje kultūroje, gali būti keisti ar net įžeidžiantys kitoje.

Pavyzdžiui, diskusijų stilius. Šiaurės Amerikos ir Vakarų Europos žurnalistai dažnai yra labai tiesioginiai, mėgsta debatus ir nesibaimina atvirai nesutikti su kalbėtoju. Daugelyje Azijos ar Afrikos kultūrų toks viešas prieštaravimas gali būti laikomas nepagarbia. Tai nereiškia, kad turite vengti diskusijų, bet moderatoriai turi būti jautrūs ir mokėti įtraukti tuos, kurie nesijaučia patogiai „kovodami” dėl žodžio.

Maistas – kitas dažnai neįvertinamas aspektas. Vegetariški, veganiški, halal, kosher variantai turėtų būti standartinė dalis, ne „specialus prašymas”. Viename renginyje Stambule organizatoriai puikiai išsprendė šią problemą – visi pietūs buvo vegetariški, bet labai įvairūs ir skanūs, todėl niekas nesijautė, kad kažko trūksta.

Alkoholis – dar viena jautri tema. Vakarietiškose kultūrose vakariniai priėmimai su vynu ar alumi yra standartinė networking’o dalis. Bet jei jūsų dalyvių tarpe yra daug musulmonų ar žmonių iš kultūrų, kur alkoholis nėra socialiai priimtinas, tokie renginiai gali sukurti netyčinę atskirtį. Sprendimas – visada turėti ir nealkoholinių, įdomių alternatyvų (ne tik vandens ir sulčių), ir neakcentuoti alkoholio kaip centrinio elemento.

Lytis ir įvairovė – tai turi būti apgalvota nuo pat pradžių, ne kaip „pridėtinė vertė”. Jei jūsų kalbėtojų sąraše 80% yra vyrai iš Vakarų Europos ir Šiaurės Amerikos, tai ne tarptautinis kongresas, o labai specifinės perspektyvos susitikimas. Aktyviai ieškokite moterų žurnalisčių, žmonių iš neatstovaujamų regionų, skirtingų kartų atstovų. Tai reikalauja daugiau pastangų, bet rezultatas yra nepalyginamai turtingesnis.

Technologinė infrastruktūra: hibridiniai renginiai kaip nauja norma

COVID-19 pandemija privertė mus visus išmokti organizuoti virtualius renginius, bet dabar, kai fiziniai susitikimai vėl įmanomi, tikrasis iššūkis yra hibridiniai formatai – kai dalis dalyvių yra vietoje, dalis prisijungia nuotoliniu būdu.

Hibridiniai renginiai yra sunkiausi organizuoti, nes iš esmės organizuojate du skirtingus renginius vienu metu. Online dalyviai dažnai jaučiasi kaip antros klasės piliečiai, jei tai nedaroma labai gerai. Štai kas veikia:

Dedikuotas online moderatorius – ne tas pats asmuo, kuris moderuoja salėje. Kažkas, kuris stebi chat’ą, renka klausimus iš virtualių dalyvių, užtikrina, kad jie būtų girdimi ir matomi.

Geros kameros ir mikrofonai – ne tik scenoje, bet ir salėje. Kai salėje kažkas užduoda klausimą, online dalyviai turi jį girdėti aiškiai, ne kaip tolimą murmėjimą.

Interaktyvūs įrankiai – platformos kaip Slido, Mentimeter ar Miro leidžia visiems dalyviams, nesvarbu kur jie yra, prisidėti prie diskusijų, balsuoti, dalintis idėjomis.

Networking’o galimybės online dalyviams – tai sunkiausia dalis. Atsitiktiniai pokalbiai koridoriuje neįvyksta Zoom’e. Bet galite organizuoti struktūruotas „breakout” sesijas, teminių interesų grupes, ar net naudoti platformas kaip Gather.town, kurios imituoja fizinę erdvę.

Vienas sėkmingas pavyzdys: kongresas Nairobyje, kuriame dalyvavau praėjusiais metais, turėjo apie 150 dalyvių vietoje ir dar 300 online. Jie nusprendė, kad kai kurios sesijos bus tik vietinės (ypač praktiniai workshop’ai), kitos tik online (specifinėms regioninėms temoms), o pagrindinės plenuminės sesijos – hibridinės. Tai sumažino spaudimą padaryti viską prieinamą visiems ir leido optimizuoti kiekvieną formatą.

Finansavimo šaltiniai ir etinės dilemos

Tarptautiniai kongresai yra brangūs, ir pinigų reikia ieškoti. Bet ne visi pinigai yra vienodi, ypač žurnalistikos srityje.

Tradiciniai šaltiniai – tarptautinės organizacijos (UNESCO, ES, įvairios JT agentūros), fondai (Open Society, Gates Foundation, regioninės fondai), žurnalistikos asociacijos, universitetai. Šie paprastai yra „saugūs” partneriai su aiškiomis taisyklėmis ir be paslėptų agendų.

Sudėtingiau tampa su korporacijomis. Technologijų kompanijos (Google, Meta, Microsoft) vis labiau domisi žurnalistika ir siūlo finansavimą. Tai gali būti didelės sumos, bet kyla klausimų: ar tai neįtakoja kongreso tematikos? Ar galėsite kritiškai diskutuoti apie šių platformų poveikį žurnalistikai, jei jos yra pagrindiniai rėmėjai?

Vienas principas, kuris padeda: skaidrumas ir įvairovė. Jei turite 10 skirtingų rėmėjų, nė vienas neturi per didelės įtakos. Ir visada viešai skelkite, kas finansuoja renginį ir kokiomis sąlygomis. Jei rėmėjas nori išlikti anonimiškas ar diktuoja sąlygas, kurios riboja jūsų redakcinę nepriklausomybę – tai raudonos vėliavos.

Dar viena strategija – dalyvių mokesčiai, bet diferencijuoti. Dalyviai iš turtingų šalių ar stambių organizacijų moka pilną kainą (kuri gali būti 500-1000 eurų), o žurnalistai iš mažiau turtingų regionų ar freelancer’iai gauna nuolaidas ar visiškai nemokamą dalyvavimą. Tai reikalauja papildomo administravimo, bet užtikrina tikrą įvairovę.

Po kongreso: kaip užtikrinti, kad tai nebūtų tik vienkartinis renginys

Didžiausia klaida, kurią mačiau organizuojant tarptautinius kongresus – galvoti, kad darbas baigiasi, kai paskutinis dalyvis išvyksta iš viešbučio. Iš tikrųjų, tai tik pusė kelio.

Tikroji vertė atsiranda po renginio, kai žmonės pradeda bendradarbiauti, dalintis ištekliais, kurti bendrus projektus. Bet tai neįvyksta savaime – reikia infrastruktūros ir pastangų.

Online bendruomenė – sukurkite erdvę, kur dalyviai gali toliau bendrauti. Tai gali būti Slack workspace, Discord serveris, ar net paprasta email grupė. Svarbu, kad tai būtų aktyviai moderuojama ir skatinama naudoti. Dalinkitės aktualiais straipsniais, kvieskit žmones dalintis savo projektais, organizuokite mėnesinius virtualius susitikimus.

Išteklių archyvas – visi pristatymai, įrašai, workshop’ų medžiagos turėtų būti prieinami ilgalaikėje perspektyvoje. Bet ne tik kaip atsisiųsti PDF’ai – sukurkite struktūruotą, lengvai naršomą biblioteką su paieška pagal temas, regionus, formatus.

Mentorystės programos – sujunkite patyrusius žurnalistus su jaunesniais kolegomis iš skirtingų regionų. Tai gali būti formali programa su struktūra ir tikslais, arba neformalesnis „buddy system”.

Bendri projektai – skatinkite ir palaikykite tarptautinius bendradarbiavimo projektus, kurie gimė kongreso metu. Tai gali reikšti nedidelį finansavimą seed projektams, techninę pagalbą, ar tiesiog platformą, kur tokie projektai gali būti pristatomi.

Tęstinumas – jei planuojate daryti tai reguliariai (kas metai ar kas dvejus metus), pradėkite planuoti kitą kongresą iš karto. Sukurkite konsultacinę grupę iš šio kongreso dalyvių, kuri padės formuoti kito programą.

Vienas iš geriausių pavyzdžių, kurį mačiau – Global Investigative Journalism Network konferencijos. Jos vyksta kas dvejus metus skirtinguose žemynuose, bet tarp jų organizacija palaiko aktyvią bendruomenę, siūlo mokymus, koordinuoja tarptautinius tyrimus. Konferencija yra viršūnė, bet ne viskas.

Kai viskas susideda į vietą: apie tikrąją tarptautinio dialogo vertę

Organizuoti tarptautinį žurnalistų kongresą yra sudėtinga, brangu ir kartais atrodo kaip neįmanoma misija. Laiko zonos, biudžetai, kultūriniai skirtumai, technologiniai iššūkiai – kiekvienas aspektas turi savo spąstų. Bet kai tai padaroma gerai, rezultatai pranoksta visas pastangas.

Mačiau, kaip žurnalistė iš Pakistano ir kolega iš Meksikos, susitikę kongrese Berlyne, po metų publikavo bendrą tyrimą apie tarptautines narkotikų prekybos schemas. Mačiau, kaip jaunas žurnalistas iš Ugandos, dalyvavęs workshop’e apie duomenų žurnalistiką, grįžo ir sukūrė pirmąjį tokio tipo projektą savo šalyje. Mačiau, kaip diskusija apie dirbtinį intelektą tarp europiečių, azijiečių ir afrikiečių žurnalistų atskleidė visiškai skirtingas perspektyvas ir iššūkius, kuriuos niekas iš jų nebūtų supratęs be to dialogo.

Žurnalistika yra vis labiau globali profesija, susiduriantis su globaliais iššūkiais. Bet sprendimai dažnai yra labai lokalūs, priklausantys nuo specifinio konteksto. Tarptautiniai kongresai yra ta vieta, kur šie du lygmenys susitinka – kur galime mokytis iš kitų patirčių, bet pritaikyti jas savo realybei.

Taip, galite daug ko išmokti skaitydami straipsnius ar žiūrėdami webinarus. Bet yra kažkas neįkainojamo tiesioginėje sąveikoje – kai sėdite prie kavos su kažkuo, kuris dirba visiškai kitokiomis sąlygomis, bet sprendžia panašias problemas. Kai diskusija po oficialios sesijos tęsiasi dar dvi valandas, nes žmonės tikrai nori suprasti vieni kitų perspektyvas. Kai spontaniškai susiformuoja grupė, kuri nusprendžia kartu kažką daryti.

Organizuojant tokį renginį, svarbu neužmiršti šio pagrindinio tikslo. Visi tie logistiniai, finansiniai, technologiniai sprendimai turi tarnauti vienam – sukurti erdvę tikram, prasmingam dialogui. Ne tik tam, kad žmonės išklausytų paskaitų ir gautų sertifikatus, bet kad jie tikrai susitiktų, suprastų vieni kitus ir pradėtų bendradarbiauti.

Kai pradedame planuoti kongresą, dažnai susitelkiame į tai, kas yra lengviau išmatuojama – kiek dalyvių, kiek šalių, koks biudžetas, kokia programa. Bet tikroji sėkmė yra sunkiau išmatuojama: kiek naujų ryšių užsimezgė, kiek idėjų gimė, kiek bendradarbiavimo projektų prasidėjo, kaip pasikeitė dalyvių supratimas apie savo profesiją ir jos iššūkius. Tai paaiškėja ne iš karto, o per mėnesius ir metus po renginio.

Todėl jei planuojate organizuoti tarptautinį žurnalistų kongresą, pradėkite nuo klausimo: ko tikrai norite pasiekti? Jei atsakymas yra „prestižinis renginys su gražiomis nuotraukomis”, galbūt neverta. Bet jei atsakymas yra „sukurti platformą tikram profesiniam dialogui ir bendradarbiavimui”, tada visi tie iššūkiai tampa įveikiami. Sudėtinga, taip. Bet įmanoma ir verta.