Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų žemynų: praktinis vadovas žiniasklaidos profesionalams

Kodėl tarptautiniai žiniasklaidos renginiai tampa vis sudėtingesni

Organizuoti tarptautinį naujienų kongresą šiandien – tai ne tik salės nuoma ir dalyvių registracija. Kai sujungiate žurnalistus, redaktorius ir žiniasklaidos vadovus iš Azijos, Europos, Amerikos ir Afrikos, susiduriate su laiko juostų galvosūkiu, kultūriniais niuansais ir technologiniais iššūkiais, kurie gali sugriauti net kruopščiausiai suplanuotą renginį.

Paskutiniais metais pastebiu, kad tradicinis požiūris „pasamdykime konferencijų centrą ir pakvieskime kalbėtojus” nebepasiteisina. Žiniasklaidos profesionalai tapo reiklesni – jie nori ne tik klausytis pranešimų, bet ir realaus tinklaveikos, praktinių įžvalgų bei galimybės užmegzti tarptautinius ryšius, kurie vėliau virsta bendradarbiavimo projektais.

Planavimo etapas: kai pradėti ir ko nepraleisti

Pradėkite planuoti bent 8-10 mėnesių prieš renginį. Taip, žinau, skamba kaip amžinybė, bet patikėkite – tarptautiniam kongresui to reikia. Pirmieji du mėnesiai turėtų būti skirti koncepcijos kūrimui ir pagrindinių partnerių paieškai.

Vienas didžiausių klaidų, kurias mačiau organizatoriai darant, yra bandymas apimti per daug temų. Geriau pasirinkite 3-4 pagrindines kryptis, kurios iš tiesų rūpi šiuolaikinei žiniasklaidai. Pavyzdžiui: dirbtinis intelektas naujienų kūrime, kovos su dezinformacija strategijos, naujų pajamų modelių kūrimas arba tarptautiniai žurnalistiniai tyrimai.

Sudarykite tarptautinį patariamąjį komitetą iš 5-7 žmonių, atstovaujančių skirtingus regionus. Jie padės jums išvengti kultūrinių klaidų ir suprasti, kas iš tiesų aktualu skirtinguose kontinentuose. Pavyzdžiui, tai, kas laikoma skubiu prioritetu Vakarų Europos redakcijose, gali būti visiškai nereikšminga Pietų Amerikos žiniasklaidai.

Hibridinis formatas: kaip sujungti fizinius ir virtualius dalyvius

Po pandemijos hibridinis formatas tapo ne pasirinkimas, o būtinybė. Bet čia slypi spąstai – daugelis organizatorių tiesiog įjungia kamerą salėje ir tikisi, kad nuotoliniai dalyviai bus patenkinti. Tai neveikia.

Investuokite į profesionalią streaming platformą, kuri leidžia virtualius dalyvius integruoti į diskusijas. Zoom ar Teams čia nepakanka – jums reikia sprendimo su moderavimo funkcijomis, galimybe kurti atskirus virtualius kambarius ir interaktyviais įrankiais. Platformos kaip Hopin, Swapcard ar Brella yra specialiai sukurtos tokiems renginiams.

Svarbiausia: paskirkite atskirą komandos narį, kuris būtų atsakingas tik už virtualią patirtį. Šis žmogus turi stebėti pokalbius, moderuoti klausimus iš interneto ir užtikrinti, kad nuotoliniai dalyviai jaustųsi ne kaip antraeiliai stebėtojai, o kaip lygiaverčiai kongreso dalyviai.

Praktinis patarimas: sukurkite „virtualių ambasadorių” programą – pakviesite kelis aktyvius dalyvius iš skirtingų regionų, kurie padės įtraukti kitus nuotolinius dalyvius, skatins diskusijas ir užmezgs ryšius tarp žmonių iš skirtingų laiko juostų.

Laiko juostų problema ir kaip ją spręsti

Štai realybė: neįmanoma surasti laiko, kuris būtų patogus visiems. Kai Niujorke 9 valanda ryto, Tokijuje jau 10 valanda vakaro, o Sidnėjuje – vidurnaktis. Tačiau yra būdų, kaip sumažinti šią problemą.

Pirmiausia, paskirstykite programą į kelis laiko blokus per kelias dienas. Vietoj vienos intensyvios dienos, geriau organizuokite 3-4 dienų renginį su trumpesnėmis sesijomis. Pavyzdžiui, pagrindines sesijas galite planuoti 13-17 val. Vidurio Europos laiku – tai reiškia, kad Azijos dalyviai gali prisijungti vakare, o Amerikos – ryte.

Įrašykite visas sesijas ir padarykite jas prieinamas per 2 valandas po tiesioginio transliacijos. Pridėkite subtitrų keliomis kalbomis – tai ne tik padeda negiminakalbių dalyvių, bet ir leidžia žmonėms geriau suvokti sudėtingas temas. Automatiniai YouTube subtitrai čia nepadės – investuokite į profesionalius transkribavimo paslaugas.

Sukurkite „regioninius networking” laikus – atskirus virtualius susitikimus, pritaikytus konkretiems regionams. Pavyzdžiui, Azijos-Ramiojo vandenyno regiono dalyviai gali turėti savo tinklaveikos sesiją patogiu jiems laiku, o vėliau – panašiai Europos ar Amerikos dalyviai.

Kalbėtojų atranka ir programos formavimas

Geografinė įvairovė kalbėtojų sąraše yra kritinė, bet nepakankama. Matau daug kongresų, kur organizatoriai didžiuojasi, kad turi kalbėtojų iš 20 šalių, bet visi jie atstovauja panašias perspektyvas – dažniausiai didžiųjų žiniasklaidos organizacijų vadovus iš sostinių.

Ieškokite įvairovės ne tik geografinėje, bet ir profesinėje prasme. Įtraukite ne tik redaktorius iš CNN ar BBC, bet ir nepriklausomų naujienų platformų kūrėjus, vietinių žiniasklaidos priemonių žurnalistus, technologijų specialistus, kurie kuria įrankius žiniasklaidai, ir net akademikus, tiriančius žiniasklaidos transformacijas.

Panelių diskusijos turėtų būti tikros diskusijos, o ne eilė monologų. Instruktažuokite moderatorius, kad jie skatintų nesutarimus ir skirtingas nuomones. Kai visi kalbėtojai linksniuoja tas pačias tezės, publika greitai praranda susidomėjimą.

Vienas efektyvus formatas: „fishbowl” diskusijos, kur yra 3-4 užimtos kėdės ir viena tuščia. Bet kuris dalyvis gali atsisėsti į tuščią kėdę ir prisijungti prie diskusijos, o vienas iš esamų diskutantų turi pasitraukti. Tai skatina dinamišką dalyvių įsitraukimą ir išvengia situacijos, kai tie patys žmonės dominuoja visą renginį.

Kultūriniai niuansai, kurie gali sugadinti viską

Tarptautiniame renginyje kultūriniai nesusipratimai gali kilti net iš smulkmenų. Pavyzdžiui, Vakarų kultūrose tiesioginė kritika ir atviras nesutarimas laikomi produktyvios diskusijos dalimi, tuo tarpu daugelyje Azijos kultūrų tai gali būti laikoma nepagarbia.

Maisto klausimai yra ne smulkmena. Jei organizuojate fizinį renginį, užtikrinkite vegetariškus, veganiškus, halal ir kosher variantus. Bet svarbiau – aiškiai pažymėkite, kas yra kas. Mačiau situacijų, kai dalyviai iš musulmoniškų šalių netyčia valgė patiekalus su kiauliena, nes tai nebuvo aiškiai pažymėta.

Pertraukų metu atsižvelkite į religines praktikas. Jei jūsų renginyje dalyvauja musulmonai, turėtų būti numatytas tylus kambarys maldai. Jei renginys vyksta per Ramadaną, pagalvokite apie sesijų laiką – neverta planuoti intensyvių diskusijų po pietų, kai dalis dalyvių pasninkaus.

Vizų klausimai turi būti sprendžiami iš anksto. Kai kuriems dalyviams gali prireikti 2-3 mėnesių gauti vizą, todėl pakvietimų laiškai turi būti išsiųsti labai anksti. Pasiūlykite pagalbą su vizų dokumentais – tai gali lemti, ar svarbus kalbėtojas iš Afrikos ar Azijos galės atvykti.

Technologinė infrastruktūra ir atsarginiai planai

Interneto ryšys yra jūsų renginys gyvybės linija, ypač hibridiniame formate. Nesitikėkite, kad viešbučio ar konferencijų centro WiFi pakaks. Nuomokitės dedikuotą interneto liniją su garantuotu pralaidumu. Turėkite atsarginį 4G/5G ryšį kaip backup.

Dėl streaming įrangos – viena kamera tikrai nepakanka. Jums reikia bent trijų kamerų: vienos kalbėtojui, vienos publikai ir vienos bendram vaizdui. Profesionalus garso inžinierius yra būtinas, ne prabanga. Prastas garsas sugadins net geriausią turinį.

Turėkite techninės pagalbos komandą vietoje ir dar vieną nuotolinę komandą, kuri gali padėti virtualius dalyvius. Kai kažkas negerai, o tarptautiniame renginyje kažkas visada eina negerai, jums reikia žmonių, kurie gali greitai reaguoti.

Atsarginiai planai turi būti ne tik technologiniams gedimams. Ką darysite, jei pagrindinis kalbėtojas atšaukia kelionę paskutinę minutę? Ką darysite, jei vietinėje šalyje prasideda politinė krizė ar gamtos katastrofa? Turėkite aiškius protokolus tokioms situacijoms.

Po renginio: kaip išlaikyti momentum ir išmatuoti sėkmę

Daugelis organizatorių daro klaidą, manydami, kad jų darbas baigiasi, kai užgęsta paskutinė kamera. Iš tiesų, po renginio laikotarpis yra kritinis kongreso ilgalaikei vertei.

Per 48 valandas išsiųskite visiems dalyviams įrašus, prezentacijas ir pagrindinius takeaways. Kol dar šviežios įspūdžiai, žmonės labiau linkę dalintis turiniu savo tinkluose. Sukurkite highlight video, kuris gali būti naudojamas rinkodarai būsimų renginių.

Palaikykite bendruomenę aktyvią tarp renginių. Sukurkite LinkedIn grupę ar Slack kanalą, kur dalyviai gali tęsti diskusijas. Organizuokite mėnesinius virtualius susitikimus su mažesnėmis temomis. Tai padeda išlaikyti ryšius ir užtikrina, kad žmonės norės dalyvauti kitame kongrese.

Sėkmės matavimas negali būti tik dalyvių skaičius. Žiūrėkite į engagement metrikas: kiek žmonių aktyviai dalyvavo diskusijose? Kiek naujų bendradarbiavimo projektų kilo iš renginių? Kiek straipsnių ar reportažų buvo sukurta remiantis kongrese gautomis įžvalgomis?

Atlikite išsamią apklausą, bet padarykite ją trumpą – ne ilgesnę nei 10 klausimų. Klausite konkrečių dalykų: kas veikė, kas ne, ką pakeistumėte. Pasiūlykite mažą incentivą už užpildymą – pavyzdžiui, nuolaidą kitam renginiui ar prieigą prie ekskluzyvaus turinio.

Kai viskas susideda į vieną paveikslą

Tarptautinio naujienų kongreso organizavimas yra maratonas, ne sprintas. Jums reikės ne tik logistinių įgūdžių, bet ir diplomatijos, kultūrinio jautrumo ir gebėjimo greitai prisitaikyti prie besikeičiančių aplinkybių.

Svarbiausia pamoka, kurią išmokau organizuojant tokius renginius: nesistenkite būti tobuli, siekite būti autentiški ir orientuoti į dalyvius. Žmonės atleis technines klaidas, jei jaus, kad jūs tikrai rūpinatės jų patirtimi ir siekiate sukurti vertę.

Investicija į kokybišką tarptautinį kongresą atsipirks ne tik per tiesioginius dalyvius, bet ir per ilgalaikius ryšius, bendradarbiavimo projektus ir žiniasklaidos bendruomenės stiprinimą. Globalinėje žiniasklaidos aplinkoje, kur dezinformacija ir poliarizacija kelia vis didesnius iššūkius, tokie renginiai, kurie sujungia profesionalus iš skirtingų regionų ir perspektyvų, tampa ne prabanga, o būtinybe.

Pradėkite planuoti anksti, būkite lankstūs vykdymo metu ir išlaikykite bendruomenę aktyvią po renginio. Jei laikysitės šių principų ir pritaikysite juos savo konkrečiai situacijai, jūsų kongresas gali tapti ne tik sėkmingu renginiu, bet ir reikšmingu indėliu į tarptautinės žiniasklaidos bendruomenės stiprinimą.