Kaip virtualūs naujienų kongresai keičia informacijos mainus tarp skirtingų žemynų: praktinis vadovas organizatoriams ir dalyviams

Kodėl virtualūs naujienų kongresai tapo tikra revoliucija

Prisimenu, kaip prieš kelerius metus norėdamas dalyvauti tarptautinėje žurnalistikos konferencijoje turėjau išleisti beveik tūkstantį eurų už skrydžius, viešbutį ir registraciją. O dabar? Įsijungiu kompiuterį, užsivirinu kavos ir per kelias sekundes jau klausausi kolegų iš Singapūro, diskutuoju su redaktoriais iš Nairobi ir keičiuosi patirtimi su žurnalistais iš San Paulo. Skamba kaip fantastika, bet tai mūsų nauja realybė.

Virtualūs naujienų kongresai ne tik sutaupė mums pinigų ir laiko – jie iš esmės pakeitė tai, kaip žurnalistai, redaktoriai ir žiniasklaidos profesionalai bendrauja tarpusavyje. Anksčiau tarptautinė konferencija reiškė, kad dalyvaus gal 200-300 žmonių iš 20-30 šalių. Dabar? Lengvai galime surinkti 5000 dalyvių iš 100 šalių, ir tai nebus logistinis košmaras.

Bet čia ne tik apie skaičius. Virtualūs renginiai atvertė duris tiems, kurie anksčiau niekada nebūtų galėję dalyvauti – jauniems žurnalistams iš besivystančių šalių, laisvai samdomoms darbuotojams su ribotu biudžetu, tėvams, kurie negali palikti šeimos savaitei. Tai demokratizavo žinių mainus būdu, kokio niekada anksčiau nematėme.

Technologinė pusė: kas tikrai veikia, o kas tik gražiai skamba

Organizavau virtualų naujienų kongresą praėjusiais metais, ir tiesą sakant, pradžioje jaučiausi kaip vaikas, kuriam davė sudėtingą konstruktorių be instrukcijos. Rinkoje yra dešimtys platformų, kurios žada aukso kalnus, bet realybė būna kitokia.

Zoom yra puikus paprastiems webinarams, bet kai reikia sukurti tikrą kongreso atmosferą su keliomis lygiagrečiomis sesijomis, networking zonomis ir virtualiais stendais – jums reikės kažko daugiau. Platformos kaip Hopin, Brella ar vFairs sukurtos būtent tokiems renginiams. Jos leidžia dalyviams judėti tarp virtualių kambarių, susitikti atsitiktinai su kitais dalyviais (taip, egzistuoja „atsitiktinių susitikimų” funkcija!), ir net aplankyti virtualius eksponentų stendus.

Praktinis patarimas organizatoriams: nepirkite brangios platformos tol, kol neišbandėte nemokamos versijos arba demo. Aš išleidau 3000 eurų platformai, kuri atrodė nuostabiai pardavimo prezentacijoje, bet mūsų komanda negalėjo jos normaliai valdyti be papildomo IT specialisto. Galiausiai perjungėme į paprastesnę, bet intuityvesnę sistemą, ir viskas veikė kaip laikrodis.

Dar vienas dalykas, apie kurį niekas nemėgsta kalbėti – interneto greitis. Galite turėti geriausią platformą pasaulyje, bet jei jūsų pranešėjas transliuoja iš vietos, kur internetas vos gyvas, rezultatas bus apgailėtinas. Visada turėkite atsarginį planą: iš anksto įrašytas prezentacijas, moderatorių, kuris gali užpildyti laiko spragas, ir techninės pagalbos komandą, pasirengusią spręsti problemas realiu laiku.

Laiko zonų galvosūkis ir kaip jį išspręsti

Štai kur prasideda tikrasis iššūkis. Kai organizuojate renginį dalyviams iš Tokijo, Londono, Niujorko ir Sidnėjaus, nėra tokio laiko, kuris tiktų visiems. Kai Tokijuje 9 ryto, Niujorke 7 vakaro, o Los Andžele dar tik 4 popiet. Kaip čia būti?

Yra keletas strategijų, kurios tikrai veikia. Pirmoji – „saulės sekimo” metodas. Tai reiškia, kad jūsų renginys vyksta 24 valandas, su pagrindinėmis sesijomis, kurios kartojasi skirtingu laiku skirtingiems žemynams. Taip, tai reiškia, kad jūsų pranešėjai gali turėti pasikartojamai pristatyti tą pačią temą du ar tris kartus, bet tai užtikrina, kad kiekvienas gali dalyvauti patogiomis valandomis.

Antroji strategija – hibridinis modelis. Pagrindinės keynote sesijos įrašomos ir transliuojamos kelis kartus, o interaktyvios diskusijos ir Q&A sesijos vyksta skirtingu laiku skirtingoms regionų grupėms. Taip dalyviai gali žiūrėti pagrindines prezentacijas savo laiku, bet vis tiek turi galimybę realiu laiku bendrauti diskusijose.

Iš patirties: vieną kartą bandėme surengti „viską vienu metu” kongresą, tikėdamiesi, kad žmonės prisitaikys. Rezultatas? Dalyvių iš Azijos buvo perpus mažiau nei tikėjomės, nes sesijos vyko jų naktį. Pamoka išmokta – geriau pakartoti turinį nei prarasti pusę auditorijos.

Networking virtualiai: ar tai apskritai įmanoma?

Vienas didžiausių prieštaravimų prieš virtualius renginius visada būna: „Bet kaip aš susipažinsiu su žmonėmis? Kaip užmegzsiu tuos vertingus profesinius ryšius?” Suprantu šį skepticizmą – ir aš pats buvau skeptikas. Bet tiesą sakant, kai teisingai padaryta, virtualus networking gali būti net efektyvesnis už tradicinį.

Kodėl? Nes fiziniame renginyje jūs galite pasikalbėti su, sakykim, 10-15 žmonių per dvi dienas. Virtualiai, su tinkamomis įrankiais, galite turėti trumpus, bet prasmingus pokalbius su 30-40 žmonių. Be to, nereikia to nepatogaus „kaip man prieiti prie to svarbaus žmogaus prie kavos stalo” momento.

Platformos kaip Brella naudoja AI algoritmą, kuris sugretina dalyvius pagal jų interesus ir tikslus. Jūs užpildote profilį, nurodote, ką norite pasiekti renginyje, ir sistema automatiškai siūlo jums susitikimus su žmonėmis, kurie atitinka jūsų poreikius. Skamba šiek tiek „Black Mirror”, bet veikia stebėtinai gerai.

Dar viena galimybė – virtualūs „coffee breaks” su atsitiktiniais susitikimais. Sistema automatiškai sujungia du ar tris dalyvius 10-15 minučių pokalbio. Taip, kartais pakliūnate į keistą pokalbį, bet dažniau susipažįstate su žmonėmis, su kuriais kitaip niekada nebūtumėte kalbėję.

Kaip išlaikyti dalyvių dėmesį ekrano priekyje

Štai nepatogi tiesa: žmonės turi daug trumpesnį dėmesio intervalą virtualiai nei fiziškai. Kai esate konferencijų salėje, socialinis spaudimas verčia jus bent apsimesti, kad klausotės. Namuose? Vienu metu turite atvirą LinkedIn, el. paštą, galbūt dar ir Netflix kitame ekrane.

Geriausieji virtualūs renginiai, kuriuose dalyvavau, turėjo kelias bendras savybes. Pirma, sesijos buvo trumpesnės – ne 60 minučių prezentacijos, o 20-30 minučių su daug interakcijos. Antra, jie naudojo įvairius formatus – ne tik kalbėtoją, žiūrintį į kamerą, bet ir diskusijas, apklausas realiu laiku, Q&A sesijas, net virtualius žaidimus.

Konkretus patarimas: kas 10-15 minučių turėkite kokią nors interaktyvią akimirką. Apklausa, klausimas pokalbiuose, prašymas pasidalinti nuomone. Tai išlaiko žmones aktyvius ir įsitraukusius. Viename renginyje, kurį organizavau, naudojome Mentimeter apklausas kas 12 minučių – mūsų „išlaikymo” rodiklis (kiek žmonių žiūri iki pabaigos) pagerėjo 40%.

Dar vienas triukas – naudokite kelis kalbėtojus vienoje sesijoje. Vietoj vieno pranešėjo 45 minutėms, turėkite du ar tris kalbėtojus po 15 minučių, su moderatoriumi, kuris palaiko dinamiką. Žmonių balsų ir veidų kaita ekrane natūraliai atnaujina dėmesį.

Kultūriniai niuansai, kuriuos būtina žinoti

Kai jūsų auditorija yra iš skirtingų žemynų, negalite tiesiog transliuoti ir tikėtis, kad viskas veiks. Kultūriniai skirtumai yra realūs ir svarbūs.

Pavyzdžiui, Azijos šalyse žmonės linkę būti kuklūs ir retai užduoda klausimus viešai, net virtualiai. Bet jei suteikiate galimybę rašyti klausimus anonimiškai pokalbių lange – staiga gausite dešimtis puikių klausimų. Vakarų Europoje ir Šiaurės Amerikoje žmonės labiau įpratę prie tiesaus, kartais net konfrontacinio diskusijų stiliaus, o tai gali pasirodyti nepatogu dalyviams iš kitų regionų.

Kalbos barjeras taip pat yra realus. Net jei visi teoriškai kalba angliškai, akcentai, greitis ir idiomų naudojimas gali sukurti nesusipratimų. Geriausieji tarptautiniai virtualūs renginiai naudoja realaus laiko subtitrus (dabar tai galima padaryti automatiškai su gana geru tikslumu) ir turi moderatorius, kurie gali perfrazuoti sudėtingas koncepcijas paprasčiau.

Praktinis pavyzdys: viename renginyje turėjome pranešėją iš JAV, kuris kalbėjo labai greitai ir naudojo daug amerikietiškų sporto metaforų („home run”, „touchdown” ir pan.). Dalyviai iš Azijos ir Afrikos vėliau grįžtamajame ryšyje sakė, kad buvo sunku sekti. Dabar visada instruktavome kalbėtojus vengti kultūriškai specifinių nuorodų ir kalbėti šiek tiek lėčiau nei įprastai.

Monetizacija ir verslo modeliai, kurie veikia

Virtualūs renginiai yra pigiau organizuoti nei fiziniai, bet tai nereiškia, kad jie turėtų būti nemokami. Tiesą sakant, kai kurie virtualūs naujienų kongresai uždirba daugiau nei jų fiziniai pirmtakai.

Yra keletas monetizacijos modelių, kurie gerai veikia. Tradicinis – bilietai su pakopomis (basic, premium, VIP). Basic gali duoti prieigą prie pagrindinių sesijų, premium – prie visų sesijų ir įrašų, VIP – plius individualius susitikimus su kalbėtojais ar ekspertais.

Bet yra ir kūrybiškesnių būdų. „Freemium” modelis – pagrindinės sesijos nemokamos, bet už specializuotas workshop’us ar networking sesijas mokama. Tai pritraukia didelę auditoriją ir konvertuoja dalį į mokančius klientus.

Rėmėjai ir eksponentai taip pat gali būti pajamų šaltinis, bet virtualiai tai veikia kitaip nei fiziškai. Vietoj fizinio stendo, rėmėjai gali turėti virtualų kambarį su video turiniu, atsisiunčiamais ištekliais ir galimybe tiesiogiai kalbėtis su dalyviais. Kai kurie rėmėjai net moka už prieigą prie dalyvių duomenų (su sutikimu, žinoma) arba už galimybę surengti savo sesiją.

Skaičiai iš realybės: vienas vidutinio dydžio virtualus žurnalistikos kongresas, kurį pažįstu, surinko 2500 dalyvių. Bilietai kainavo 50-200 eurų, priklausomai nuo paketo. Tai jau 125,000-500,000 eurų pajamų. Pridėkite 10 rėmėjų po 5,000-15,000 eurų, ir turite solidų biudžetą, kuris gerokai viršija organizavimo kaštus.

Kai virtualumas susitinka su realybe: hibridinio formato ateitis

Dabar, kai pasaulis vėl atsiveria, matome įdomią tendenciją – ne grįžimą į grynai fizinius renginius, bet hibridinio formato kilimą. Ir tai, manau, yra ateitis.

Hibridinis formatas reiškia, kad turite fizinę konferenciją vienoje vietoje, bet ji transliuojama ir pritaikyta virtualiai auditorijai. Skamba paprasta, bet praktiškai tai sudėtingiausia organizuoti. Turite patenkinti dviejų skirtingų auditorijų poreikius vienu metu.

Sėkmės raktas – netraktuoti virtualių dalyvių kaip antrarūšių. Jie neturėtų tiesiog žiūrėti transliacijos iš salės – jie turėtų turėti savo interaktyvią patirtį. Tai reiškia atskirą moderatorių virtualiai auditorijai, kuris skaito jų klausimus ir įtraukia juos į diskusiją. Tai reiškia virtualias networking erdves, kur tik online dalyviai gali bendrauti tarpusavyje.

Techniškai tai sudėtinga. Jums reikia profesionalios video įrangos, gero garso (salėje ir transliacijai), patikimos interneto jungties ir komandos, kuri gali valdyti abu aspektus vienu metu. Bet kai tai padaroma gerai, rezultatai yra nuostabūs – gaunate geriausią iš abiejų pasaulių.

Vienas iš geriausių hibridinių renginių, kuriame dalyvavau, buvo Kopenhagoje. Salėje buvo 300 žmonių, virtualiai – dar 2000. Virtualūs dalyviai galėjo balsuoti apklausose, užduoti klausimus, net „pakelti ranką” virtualiai, ir jų veidai pasirodydavo dideliame ekrane salėje. Fiziniai dalyviai matė, kad virtualūs kolegos yra tikra auditorijos dalis, ne tik stebėtojai.

Ką daryti su visa ta informacija: praktiniai žingsniai į priekį

Taigi, jei esate organizatorius, planuojantis virtualų ar hibridinį naujienų kongresą, nuo ko pradėti? Pirma, apibrėžkite savo tikslus. Ar norite maksimalios auditorijos? Ar ieškote kokybės, ne kiekybės? Ar tai pajamų generavimo renginys, ar bendruomenės kūrimo iniciatyva? Atsakymai į šiuos klausimus formuos visas kitas jūsų sprendimus.

Antra, pradėkite mažai. Nebandykite iš karto surengti trijų dienų mega-kongreso su 50 sesijų. Pradėkite nuo vienos dienos renginio su 5-10 sesijomis. Išmokite, kas veikia, kas ne, ir tada plėskitės. Aš mačiau per daug organizatorių, kurie bandė per daug per greitai ir baigėsi katastrofa.

Jei esate dalyvis, maksimaliai išnaudokite virtualaus formato privalumus. Netiesiog pasyviai žiūrėkite – aktyviai dalyvaujate pokalbiuose, užduokite klausimus, prisijunkite prie networking sesijų. Virtualūs renginiai duoda jums galimybę užmegzti ryšius su žmonėmis iš viso pasaulio – pasinaudokite ja.

Dar vienas patarimas dalyviams: sukurkite sau tinkamą aplinką. Raskite ramią vietą, naudokite ausines geresniam garsui, užsidarykite nuo trukdžių. Virtualus renginys gali būti lygiai toks pat vertingas kaip fizinis, bet tik jei į jį įsitraukiate pilnai.

Ir galiausiai – būkite kantrūs su technologija. Dalyvavau dešimtyse virtualių renginių, ir kiekviename buvo bent viena techninė kliūtis. Tai normalu. Svarbu, kaip organizatoriai į tai reaguoja ir kaip dalyviai prisitaiko. Lankstumas ir geras humoro jausmas padeda labiau nei bet kokia technologija.

Virtualūs naujienų kongresai nėra tobulas sprendimas, bet jie atvėrė duris globaliam bendradarbiavimui būdu, kokio niekada anksčiau neturėjome. Žurnalistas iš Lagoso dabar gali mokytis iš kolegos Toronte. Redaktorė iš Maniloje gali dalintis patirtimi su komanda Berlyne. Tai keičia ne tik kaip mes keičiamės informacija, bet ir kokias istorijas pasakojame ir kaip suprantame pasaulį. Ir tai, mano nuomone, yra tikroji revoliucija.