Kaip efektyviai organizuoti tarptautinį naujienų kongresą tarp skirtingų pasaulio regionų

Kodėl tarptautiniai naujienų kongresai vis dar svarbūs skaitmeninėje eroje

Gyvename laikais, kai vaizdo konferencija su kolega iš Tokijo ar Sidnėjaus atrodo tokia pat paprasta kaip kavos išgėrimas. Tačiau tarptautiniai naujienų kongresai ne tik neišnyko – jie tampa vis svarbesni. Kodėl? Nes niekas negali pakeisti tiesioginių susitikimų energijos, spontaniškų pokalbių koridoriuose ir tų netikėtų įžvalgų, kurios gimsta per bendrą pietų pertrauką.

Organizuojant tokį renginį tarp skirtingų pasaulio regionų, iššūkių kyla daugiau nei daug. Laiko juostos, kultūriniai skirtumai, logistika, biudžeto valdymas – visa tai gali tapti tikra galvos skausmo priežastimi. Tačiau kai viskas suplanuota tinkamai, rezultatas viršija visus lūkesčius. Juk būtent tokiuose renginiuose gimsta tarptautinės partnerystės, kurios vėliau virsta bendromis investigacijomis ar naujais žurnalistikos formatais.

Pats mačiau, kaip vienas gerai suorganizuotas kongresas Barselonoje sujungė žurnalistus iš Lotynų Amerikos, Europos ir Azijos. Po metų ta pati grupė pristatė bendrą projektą apie klimato kaitą, kuris laimėjo tarptautinę premiją. Tai nėra atsitiktinumas – tai gerai suplanuoto renginio vaisius.

Planavimas prasideda ne nuo datos, o nuo tikslų

Daugelis organizatorių daro klasikinę klaidą – pradeda nuo vietos ir datos pasirinkimo. Tačiau pirmiausia reikia atsakyti į paprastą klausimą: kam šis kongresas? Ar norite skatinti bendradarbiavimą tarp regionų? Ar siekiate aptarti konkrečias žurnalistikos problemas? O gal tikslas – sukurti platformą jauniems žurnalistams susipažinti su veteranais?

Kai tikslai aiškūs, viskas kita susidėlioja savaime. Pavyzdžiui, jei jūsų prioritetas – praktiniai workshopai, tada reikės daugiau mažesnių salių ir ilgesnių pertraukų. Jei orientuojatės į networking’ą, tuomet viešųjų erdvių planavimas tampa kritiškai svarbus.

Vienas patyręs organizatorius iš Vokietijos man pasakojo, kad jų kongreso tikslas buvo labai konkretus – sukurti bent dešimt naujų tarptautinių duetų investigatyvinei žurnalistikai. Jie net sukūrė specialią programėlę, kuri padėjo dalyviams rasti potencialius partnerius pagal interesų sritis. Rezultatas? Susikūrė keturiolika porų, iš kurių devynios vis dar dirba kartu.

Geografija ir laiko juostos: kaip išspręsti neišsprendžiamą

Štai kur prasideda tikrasis galvosūkis. Kaip surengti renginį, kuris būtų patogus ir Tokijo, ir Niujorko, ir Berlyno žurnalistams? Atsakymas paprastas: visiškai patogaus laiko nėra. Bet yra protingi kompromisai.

Pirmiausia, rinkitės vietą, kuri geografiškai yra kažkur per vidurį. Europa dažnai tampa geru pasirinkimu, nes ji santykinai lengvai pasiekiama iš daugelio regionų. Dubajus ar Stambulas taip pat populiarūs dėl savo strateginės padėties. Tačiau nepamirškite ir kitų faktorių – vizų režimo, skrydžių kainų, viešbučių prieinamumo.

Dėl laiko juostų – būkite lankstūs. Jei turite dalyvių iš Azijos ir Amerikos, galbūt verta dalį programos transliuoti online? Taip, žinau, kad tai prieštarauja idėjai apie tiesioginius susitikimus, bet hibridinis formatas gali būti išeitis. Bent jau pagrindinės paskaitosios dalys gali būti prieinamos nuotoliniu būdu.

Vienas įdomus pavyzdys – Europos žurnalistų asociacijos kongresas Prahoje. Jie suskirstė programą į tris blokus: rytinį (patogų Azijai), dieninį (idealus Europai) ir vakarinį (priimtinas Amerikai). Kiekviename bloke buvo svarbių sesijų, bet ne visos buvo būtinos visiems. Taip dalyviai galėjo rinktis, kas jiems aktualu, neprivalėdami budėti 24 valandas.

Kultūriniai niuansai, kurie gali sugadinti ar išgelbėti renginį

Jei manote, kad kultūriniai skirtumai – tai tik maisto pasirinkimas pietums, labai klystate. Tai prasideda nuo pasisveikinimo būdo ir baigiasi tuo, kaip žmonės supranta laiko punktualumą ar kaip jie dalyvauja diskusijose.

Pavyzdžiui, Azijos šalyse hierarchija dažnai labai svarbi. Jei organizuojate diskusiją, kurioje dalyvauja ir jauni, ir patyrę žurnalistai, reikia būti atsargiems, kad jaunesni kolegos nejaustų spaudimo tylėti. Priešingai, Skandinavijos šalyse labai vertinamas lygybės principas, ir per daug formalumo gali atrodyti keistai.

Maistas – tai atskira tema. Vegetariški, halal, košer, alergiški produktai – visa tai reikia numatyti iš anksto. Bet dar svarbiau – suprasti, kad kai kuriose kultūrose bendras pietavimas yra svarbi socialinė ceremonija, o kitose – tai tiesiog funkcinis reikalas. Vidurio Rytų šalyse atsisakyti kavos gali būti laikoma nepagarba, o Japonijoje vizitinių kortelių apsikeitimas turi savo ritualą.

Patarimas iš praktikos: sudarykite tarptautinę patariamąją komisiją jau planavimo etape. Pakvieskite po vieną žmogų iš kiekvieno regiono, kurį tikitės atstovauti. Jie padės išvengti nemalonių kultūrinių klaidų ir pasiūlys, kaip programą padaryti įtraukesnę visiems.

Logistika: kai smulkmenos tampa svarbiausiomis

Geras kongresas – tai šimtai smulkmenų, kurios veikia sklandžiai. Prastas kongresas – tai viena smulkmena, kuri neveikia, ir viskas griūva kaip kortų namelis.

Pradėkime nuo vizų. Tai skamba nuobodžiai, bet tikrai nėra. Kai kuriems dalyviams gali prireikti mėnesių gauti vizą, o kitiems – tik kelių dienų. Pradėkite šį procesą anksčiau nei manote, kad reikia. Ir būtinai turėkite kontaktą ambasadoje ar konsulatėje, kuris galėtų padėti skubiais atvejais. Vienas mano pažįstamas organizatorius netgi samdė vizų konsultantą, kuris padėjo dalyviams su dokumentais – ir tai atsipirko šimteriopai.

Transportas – kita kritinė sritis. Ar organizuosite pervežimą iš oro uosto? Kaip dalyviai keliaus tarp viešbučių ir konferencijos vietos? Ar visi viešbučiai yra pasiekiami viešuoju transportu? Stambule organizuotas kongresas turėjo puikią programą, bet viešbučiai buvo išsibarstę po visą miestą, ir žmonės praleisdavo po dvi valandas per dieną keliaudami. Tai tikrai nepadėjo networking’ui.

Technologijos – šiuolaikinio kongreso stuburas. WiFi turi veikti nepriekaištingai. Taškas. Jokių pasiteisinimų. Žurnalistai turi dalintis informacija realiu laiku, siųsti straipsnius, bendrauti su redakcijomis. Silpnas internetas gali tapti renginio katastrofa. Be to, įsitikinkite, kad turite pakankamai kištukų ir adapterių – skirtingose šalyse jie skiriasi.

Programa, kuri neužmigdo po pietų

Programos sudarymas tarptautiniam kongresui – tai menas. Reikia subalansuoti įvairius interesus, patirtį, kalbas ir temas. O dar reikia išlaikyti energiją per visą renginį.

Pirmoji taisyklė: ne per daug paskaitų iš tribūnos. Žmonės neatvyko klausytis monologų – jie nori diskusijų, mainų, interaktyvumo. Viena organizacija, kurią stebėjau, padarė radikalų sprendimą – jokių paskaitų ilgesnių nei 15 minučių. Viskas kita buvo diskusijos, workshopai, grupiniai darbai. Dalyviai buvo sužavėti.

Kalbų klausimas taip pat svarbus. Anglų kalba dažniausiai tampa lingua franca, bet ne visi ja jaučiasi vienodai patogiai. Gal verta turėti vertimą į keletą pagrindinių kalbų? Tai brangu, bet gali labai padidinti įtraukimą. Arba bent jau užtikrinkite, kad pranešėjai kalba aiškiai ir ne per greitai.

Įtraukite vietinį kontekstą. Jei renginys vyksta Lisabonoje, kodėl neorganizuoti sesijos apie Portugalijos žiniasklaidą? Jei esate Singapūre, pasinaudokite proga aptarti Azijos žurnalistikos iššūkius. Tai suteikia renginiui unikalumo ir leidžia dalyviams sužinoti kažką naujo apie šeimininkų šalį.

Finansavimas ir biudžeto valdymas be galvos skausmo

Tarptautinis kongresas – tai brangu. Labai brangu. Bet tai nereiškia, kad neįmanoma. Reikia tik protingai planuoti ir ieškoti tinkamų finansavimo šaltinių.

Pirmiausia, nustatykite realistišką biudžetą. Įtraukite viską: salių nuomą, techninę įrangą, maistą, vertimą, transportą, viešbučius (jei siūlosite apgyvendinimą), rinkodarą, netikėtus išlaidus. Ir pridėkite dar 15-20% rezervui. Visada kažkas įvyksta neplanuoto.

Finansavimo šaltiniai gali būti įvairūs. Žiniasklaidos organizacijos, fondai, vyriausybinės institucijos, tarptautinės organizacijos, privatūs rėmėjai. Vienas sėkmingas pavyzdys – Vidurio Europos kongresas, kuris gavo finansavimą iš ES, UNESCO ir kelių didelių žiniasklaidos kompanijų. Svarbu aiškiai suformuluoti, kokią naudą rėmėjai gaus – tai gali būti matomumas, prieiga prie dalyvių, galimybė pristatyti savo produktus ar paslaugas.

Dalyvių mokesčiai – jautrus klausimas. Jei mokestis per aukštas, atbaidysite žurnalistus iš mažiau turtingų regionų. Jei per žemas – nepadengsit išlaidų. Sprendimas? Diferencijuotas mokestis pagal regionus ar organizacijų dydį. Arba stipendijų programa jauniems žurnalistams ar tiems, kurie negali sau leisti pilno mokesčio.

Kaip išmatuoti sėkmę ir kas lieka po renginio

Kongresas pasibaigė, visi išvyko namo, ir kas toliau? Jei atsakymas „nieko”, tai buvo tik brangus susibūrimas. Tikroji vertė atsiranda po renginio.

Pirmiausia, surinkite grįžtamąjį ryšį. Ne tik standartinę anketą su penkiomis žvaigždutėmis, o tikrai išsamų vertinimą. Kas buvo gerai? Kas galėjo būti geriau? Ką dalyviai išsinešė? Ar užmezgė naudingų kontaktų? Viena organizacija net skambino dalyviams po trijų mėnesių ir klausė, ar kongresas turėjo ilgalaikį poveikį jų darbui.

Sukurkite bendruomenę po renginio. Facebook grupė, LinkedIn tinklas, Slack kanalas – bet kas, kas leis žmonėms toliau bendrauti. Geriausi kongresai nesibaigia paskutinę dieną – jie tęsiasi mėnesius ir metus po to.

Dokumentuokite rezultatus. Kiek susitikimų įvyko? Kiek naujų projektų prasidėjo? Kiek straipsnių buvo parašyta apie kongresu aptartas temas? Šie duomenys ne tik padės jums įvertinti sėkmę, bet ir bus naudingi ieškant finansavimo kitam renginiui.

Kai viskas susideda į vietą: nuo chaoso iki harmonijos

Tarptautinio naujienų kongreso organizavimas nėra lengvas darbas. Tai maratonas, kuris reikalauja kantrybės, dėmesio detalėms ir gebėjimo spręsti problemas skubiai. Bet kai matai, kaip žurnalistai iš skirtingų kontinentų dalijasi patirtimi, kartu juokiasi, diskutuoja ir kuria naujus projektus – supranti, kad visa tai verta.

Svarbiausias patarimas, kurį galiu duoti: pradėkite anksti ir nesibijokite prašyti pagalbos. Sudarykite stiprią komandą, pasitelkite vietinius partnerius, konsultuokitės su tais, kurie jau tai darė. Ir nepamirškite, kad net geriausiai suplanuotame renginyje kažkas nutiks ne pagal planą. Tai normalu. Svarbu, kaip reaguosite.

Technologijos padeda, bet žmogiškasis faktorius lieka svarbiausias. Šiltas priėmimas, dėmesingumas dalyvių poreikiams, lankstumas sprendžiant problemas – visa tai sukuria atmosferą, kurią žmonės prisimena ilgiau nei bet kokią paskaitą.

Ir galiausiai – nebijokite eksperimentuoti. Galbūt jūsų kongresas bus pirmasis, kuris išbandys naują formatą ar technologiją. Galbūt sukursite kažką, kas taps standartu kitiems. Žurnalistika nuolat keičiasi, ir kongresai, kurie ją aptaria, taip pat turi evoliucionuoti. Tad drąsiai, kūrybiškai ir su aistra – būtent taip gimsta įsimintini renginiai, kurie keičia industriją.